L’articolo 18 del Decreto Legislativo 231/2007 evidenzia il contenuto dell’adeguata verifica individuando 4 step fondamentali:
- identificazione del cliente e dell’eventuale esecutore e la verifica della sua identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente;
- identificazione del Titolare Effettivo e verifica della sua identità attraverso l’adozione di misure proporzionate al rischio;
- l’acquisizione e la valutazione di informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo;
- il controllo costante del rapporto, che si sostanzia nella verifica continua degli elementi informativi ed economico – patrimoniali acquisiti, che vanno pesati per rilevare delle incoerenze e/o delle anomalie.
L’adeguata verifica è, quindi, il punto di partenza per l’acquisizione del patrimonio informativo e documentale del cliente.
Lo strumento che si utilizza per acquisire tali informazioni è il KYC o come dicono alcuni la KYC, acronimo inglese che sta per Know Your Customer, il questionario antiriciclaggio chiamato anche modulo antiriciclaggio o semplicemente questionario. Il KYC, quindi, è semplicemente lo strumento:
- l’insieme di procedure che devono essere attuate per acquisire dati certi e informazioni sull’identità dei clienti, dei Titolari Effettivi, utili per valutare l’esposizione al rischio AML.
Identificazione del cliente e dell’esecutore
La prima attività da effettuare è l’identificazione del cliente e dell’eventuale esecutore, attività che consiste nell’acquisizione del documento identificativo oppure dell’atto costitutivo e dello statuto se si tratta di ente/società.
L’identificazione del cliente viene effettuata in presenza – salvo i casi previsti dall’articolo 19 – sulla base di un documento valido e prima di instaurare un rapporto continuativo. È prevista a riguardo una deroga. In presenza di un basso rischio di riciclaggio, infatti, viene concessa la possibilità di posticipare le operazioni di verifica dell’identità in un secondo momento e comunque entro 30 giorni dall’instaurazione del rapporto.
Vanno identificati sia il cliente sia l’esecutore.
Per esecutore si intende il soggetto delegato ad operare in nome e per conto del cliente o a cui siano stati conferiti poteri di rappresentanza che gli consentano di operare in nome e per conto del cliente. Il delegato che effettua operazioni per conto dell’intestatario del conto è un esecutore al pari del soggetto munito di una procura ad acta. Quindi, se viene richiesta l’apertura di un conto corrente ad una società il cliente sarà la società stessa e l’esecutore il suo legale rappresentante.
L’esecutore non va mai confuso con il nuncius.
Nella prassi bancaria viene definito “nuncius” il soggetto incaricato da un cliente di consegnare alla banca documentazione dispositiva inerente rapporti continuativi allo stesso intestati e già compilata e sottoscritta dal cliente medesimo.
In pratica, il soggetto incaricato dal cliente che si reca in banca per consegnare, magari in busta chiusa e comunque con cedolino firmato dall’intestatario del conto, i versamenti relativi agli incassi sul conto aziendale o professionale del cliente è un nuncius e l’operazione può essere registrata come operazioni per corrispondenza ovvero come se fosse stata effettuata tramite cassa continua.
Il soggetto, a cui è stata rilasciata formale delega ad operare, che si reca in filiale per effettuare il versamento dell’incasso mediante un cedolino firmato da lui è un esecutore.
All’individuazione del Titolare Effettivo sarà dedicato uno specifico articolo.
Le 5 domande fondamentali per acquisire informazioni
Lo step successivo riguarda l’acquisizione delle informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto. Tale obbligo viene assolto attraverso l’acquisizione di:
- informazioni sull’instaurazione del rapporto;
- informazioni sulle relazioni che ci sono tra il cliente e l’esecutore;
- informazioni sulle relazioni che ci sono tra il cliente e il Titolare Effettivo;
- informazioni sull’attività lavorativa.
In caso di rischio elevato, è necessario effettuare approfondimenti, che riguardano:
- la situazione economico – patrimoniale del cliente;
- l’origine dei fondi; al riguardo non basta verificare l’origine finanziaria (ovvero che il flusso finanziario sia stato disposto con bonifico o assegno piuttosto che in contanti), ma è necessario comprendere come tali fondi sono stati ottenuti.
È necessario quindi adottare misure di adeguata verifica proporzionate al rischio.
Effettuare l’adeguata verifica è un po’ come fare il detective o il giornalista che si pone le 5 domande fondamentali: chi, cosa, come, quando, perché.
Quando un nuovo cliente richiede l’apertura di un conto, bisogna acquisire informazioni su chi è, cosa fa, dove lavora, per chi lavora, che contratto ha. Altro aspetto da non trascurare riguarda la competenza territoriale: se il cliente è residente a Campobasso, perché apre un conto a Milano? È necessario, inoltre, chiedere come è composto il suo nucleo familiare, come intende utilizzare il conto e quindi se vuole accreditare lo stipendio e addebitare le utenze, se ha già altri conti presso altri intermediari, se opera con l’estero, qual è la sua fascia di reddito; cosa vuole, perché, nell’interesse di chi. Molte di queste domande solitamente vengono rivolte al cliente in occasione della richiesta di un finanziamento. Adeguata verifica e merito creditizio hanno profondi punti di contatto e molte informazioni che vengono acquisite ad esempio per valutare la sostenibilità rata reddito per un mutuo sono indispensabili per conoscere il cliente. La compilazione del questionario è un momento fondamentale perché – come mi piace ripetere costantemente– una buona adeguata verifica o non ti fa fare mai una Segnalazione di Operazione Sospetta oppure te la fa fare subito.
Ultimo aspetto da non sottovalutare riguarda gli elementi reputazionali raccolti sia su piazza sia ovviamente dalla stampa.
Il monitoraggio e controllo costante del rapporto
Le informazioni acquisite in occasione del primo incontro con il cliente sono fondamentali in ottica di monitoraggio e controllo costante perché è necessario verificarne periodicamente compatibilità e congruenza. Si deve, inoltre, verificare la coerenza dell’operatività con il profilo economico e finanziario del cliente, con l’attività svolta, con lo scopo del rapporto, con la tipologia e frequenza delle operazioni, con l’utilizzo del contante e con la provenienza e destinazione dei fondi.
L’ultimo step riguarda il controllo costante, che si attua analizzando l’operatività complessiva di tutti i rapporti riconducibili al cliente in modo da verificare che tutte le operazioni rilevate siano compatibili con scopo e natura del cliente, con le dichiarazioni rese in fase di instaurazione rapporto e con il profilo economico finanziario dello stesso e consente di mantenere aggiornato il profilo di rischio del cliente.
Tale verifica per essere adeguata deve essere costante, puntuale ed aggiornata ai cambiamenti.
Intervento di Annamaria GALLO, AML Specialist c/o ICCREA Banca S.p.A.
Questo articolo fa parte della Serie Podcast “Antiriciclaggio Detto Fatto” realizzata dall’autrice Annamaria GALLO.
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