di Andrea BURLINI
Commento pratico e ampliamento al Documento di ricerca “Nuova Disciplina del Whistleblowing e impatto sul D.Lgs 231/2001” di Ottobre 2023.
Il Documento di ricerca della Commissione di Studio “Compliance e modelli organizzativi d.lgs. 231” del CNDCEC denominato la “Nuova Disciplina del Whistleblowing e impatto sul D.Lgs 231/2001” di Ottobre 2023 ha cristallizzato l’indirizzo del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili assumendo in termini puntuali e senza iperbole, il Decreto nella sua corretta interpretazione dotando i tecnici del settore di uno strumento agile e concretamente utilizzabile.
Provvedo a tratteggiarne il contenuto.
Il tema è sempre più attuale e va di pari passo, tanto con lo sviluppo, che con l’impegno di voler migliorare l’etica nelle imprese richiesto ai professionisti della materia, che è a pieno titolo fra i pilastri del regolare funzionamento ed equilibrio della società.
Si tratta della pratica del “Whistleblowing” o segnalazione di illeciti e irregolarità, uno strumento divenuto fondamentale per:
- garantire integrità e trasparenza all’interno degli enti e
- permettere di fare “la cosa giusta”,
nel momento più idoneo per preservare e tutelare il benessere di un’organizzazione.
Il D.Lgs. 24/2023 ha determinato un’importante evoluzione del sistema normativo italiano con un’influenza profonda sul D.Lgs. 231/2001, che è alla base delle pratiche di prevenzione dei reati presupposto nei confronti degli enti. Con l’introduzione del D.lgs. 24/2023 è stato compiuto un importante passo in avanti per la protezione dei whistleblower, ovvero dei soggetti che decidono di fare la cosa giusta, segnalando rischi di illecito o reati, ridefinendo le modalità di segnalazione di queste pratiche lesive.
Whistleblowing: le novità
Le principali novità apportate dell’aggiornamento normativo sono:
Definizione della figura del Whistleblower: La nuova normativa estende la protezione a tutti coloro che, all’interno del contesto lavorativo, possano contribuire a denunciare comportamenti illeciti e/o irregolari in particolare i dipendenti pubblici e privati, ma anche i collaboratori esterni e i fornitori di servizi, ampliando la platea di chi può contribuire a salvaguardare e tutelare l’organizzazione.
Procedure di Segnalazione: Il decreto impone l’obbligo di istituire canali di segnalazione interni che siano riservati e sicuri, per mettere chiunque in condizione di poter fare il bene della propria azienda senza temere conseguenze e pressioni. L’obiettivo delle procedure è quello di garantire l’anonimato allo scopo di facilitare la denuncia e proteggere la riservatezza del segnalante.
Protezione dei Whistleblower: Il Decreto ha rafforzato la protezione dei whistleblower contro eventuali ritorsioni come licenziamenti, demansionamenti, mobbing o altre forme di discriminazione, i quali sono severamente vietati. È altresì previsto un sistema di tutela legale e un supporto psicologico per garantire che chi denuncia venga protetto adeguatamente nelle varie fasi del procedimento.
Formazione e informazione: A cura delle aziende, all’interno dei propri processi di comunicazione interna e organizzativa, vi è il vincolo di informazione ai propri dipendenti e collaboratori dell’esistenza dei canali di segnalazione, delle procedure e delle tutele previste, incentivando un ambiente di collaborazione e di segnalazione di comportamenti e azioni che possano nuocere al benessere dell’impresa.
L’impatto sul D.Lgs. 231/2001
Come noto il D.Lgs. 231/2001 ha rappresentato una rivoluzione copernicana nella responsabilità delle persone giuridiche, introducendo il concetto di responsabilità amministrativa delle imprese per reati commessi dai loro dirigenti o dipendenti, responsabilizzando le aziende e dando loro un ruolo importante di vigilanza sui comportamenti interni del proprio organico.
Le principali aree in cui la disciplina del Whistleblowing è intervenuta notevolmente sul D.Lgs 231/2001, con il D.Lgs. 24/2023, apportando significative innovazioni sono:
Aggiornamento dei Modelli Organizzativi: per allinearsi alla disciplina normativa e per dimostrare l’efficacia dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs.231/2001, le aziende sono tenute ad aggiornare i propri modelli periodicamente integrando procedure di whistleblowing. Questo implica che i modelli adottati devono comprendere in sé anche i canali e le procedure per la gestione delle segnalazioni, assicurando che queste siano efficaci, sicure e non accessibili dall’esterno.
Responsabilità e Adempimenti: Le aziende devono dimostrare di possedere efficaci Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs.231/2001, anche attraverso la gestione adeguata delle segnalazioni ricevute. Una scorretta procedura di elaborazione delle informazioni segnalate, viceversa, comporta inadempimento, determinando per le imprese una ulteriore difficoltà a dimostrare l’efficacia dei propri processi e strumenti di whistleblowing, aumentando così il rischio di responsabilità negli illeciti.
Protezione e Incentivi: La protezione dei whistleblower e il rafforzamento delle misure contro la loro tutela da ritorsioni, sono finalizzate ad incentivare una cultura aziendale improntata sulla trasparenza e alla responsabilità collettiva oltre che individuale. Questo cambiamento è funzionale a stimolare una cultura della prevenzione e sanzione di comportamenti illeciti e/o irregolari nonché a creare un ambiente lavorativo in cui vengano rilevati e superati comportamenti non conformi. È evidente che la segnalazione acquista un valore maggiore divenendo strumento per rilevare rischi e migliorare l’efficienza degli stessi modelli previsi dal D.lgs.321/2001.
Formazione e Consapevolezza: Le imprese sono tenute a investire nella formazione dei dipendenti, per poterli mettere nelle condizioni di conoscere tanto le corrette procedure di whistleblowing che le relative tutele dal momento in cui si decide di segnalare. Formare il personale è cruciale per garantire che le segnalazioni siano correttamente effettuate e gestite, oltre che se ne comprenda il valore per l’intera organizzazione. Diviene pertanto un dovere investire nella formazione poiché la consapevolezza è strumentale alla prevenzione di reati.
Ruolo degli Organismi di Vigilanza: Gli Organismi di Vigilanza (OdV), istituiti dal D.Lgs. 231/2001, sono incaricati di monitorare l’efficacia delle procedure dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs.231/2001 all’interno di un’organizzazione, compresa quindi la procedura di whistleblowing. Questo comporta anche che debbano includere la valutazione delle segnalazioni ricevute e l’assicurarsi che siano state adottate azioni correttive adeguate.
Gestione delle Segnalazioni Interne e Ruolo dell’Organismo di Vigilanza (OdV)
Il D.Lgs. 24/2023 ha imposto alle aziende l’istituzione di canali di segnalazione interna e in particolare l’art. 4, comma 2, stabilisce che la gestione di questi strumenti possa essere affidata a una figura interna, come un ufficio autonomo con personale formato, o a un soggetto esterno con le stesse caratteristiche.
Dal combinato disposto degli art. 4, comma 2, del D.Lgs. n. 24/2023 e 6, comma 2, D.Lgs. 231/2001 (che stabilisce che siano rispettati obblighi di informativa nei confronti dell’Organismo di Vigilanza), viene definito il ruolo che l’Organismo di Vigilanza (OdV) deve avere come soggetto con la maggiore idoneità a supervisionare le segnalazioni, e ciò anche in considerazione della propria indipendenza e autonomia.
Le principali attività nella gestione delle segnalazioni per l’OdV sono le seguenti:
Ricezione e Gestione delle Segnalazioni: L’OdV può essere individuato come il gestore delle segnalazioni di whistleblowing. Questo incarico comporta la ricezione delle segnalazioni interne e il loro trattamento secondo le procedure stabilite, garantendo la massima sicurezza per chi segnala. È fondamentale che l’OdV sia dotato delle competenze necessarie per analizzare e approfondire autonomamente, valutando le segnalazioni ricevute.
Interlocuzione con il Segnalante: Entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione, l’OdV deve rilasciare un avviso di ricevimento al segnalante per certificare la presa in carico della sua segnalazione, mantenendo in seguito un’interlocuzione continua, fornendo aggiornamenti sullo stato della segnalazione entro tre mesi, dimostrando a chi ha trovato il coraggio di fare il bene della propria azienda che “non è solo” e che il processo innescato prosegue.
Tutela della Riservatezza: Un aspetto fondamentale del ruolo dell’OdV è garantire la riservatezza dell’identità del segnalante mettendolo in condizione di agire in sicurezza, oltre a quella del segnalato e delle persone menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto stesso della segnalazione. Questo obbligo di riservatezza è essenziale per proteggere tutte le parti coinvolte e per evitare ritorsioni o altre conseguenze negative per il segnalante.
Adozione e Revisione del Modello 231/2001: Per gli enti dotati di Modello 231, l’OdV ha il compito di assicurare che le procedure di whistleblowing siano integrate nel modello di gestione adottato dall’ente. Questo comporta la revisione del codice etico e del sistema disciplinare per includere le disposizioni del D.lgs. 24/2023.
Conclusioni
Insomma, questo corpus normativo e le sue ricadute organizzative hanno un valore superiore rispetto a una mera applicazione, si tratta, con la sua messa in pratica, di favorire uno sviluppo culturale interno alle imprese, abbandonando un paradigma in cui chi segnalava irregolarità o comportamenti lesivi agiva contro l’azienda, verso un modo di intendere e concettualizzare la pratica di whistleblowing come uno dei massimi strumenti di tutela ed espressione dell’attaccamento all’azienda, per preservarla e tutelarla nel tempo.
Intervento di Andrea BURLINI | Commercialista, – Studio Burlini. ODCEC VENEZIA | Componente Commissione Nazionale CNDEC “Compliance e modelli organizzativi d.lgs. 231”.
Per approfondimenti, consultare i seguenti link e/o riferimenti:
CNDCEC – Commissione “Compliance e modelli organizzativi d.lgs. 231” (2023), “Nuova Disciplina del Whistleblowing e impatto sul D.Lgs 231/2001“
