Compliance Aziendale, Razionalità Limitata e Complessità: Analisi di un Rapporto Dinamico

di Alessandro CERBONI

Introduzione

Questo saggio pone una riflessione come la razionalità limitata e la complessità si intersecano nella compliance aziendale, offrendo una visione sistemica delle sfide e delle opportunità di gestione delle imprese.

Nel contesto aziendale, la compliance rappresenta sempre più una condizione chiave della governance tanto che l’acquiescenza alle normative, agli standard etici e alle procedure interne ed è fondamentale per garantire la legalità e la trasparenza delle attività oltre che essere di fondamento per la resilienza e la sostenibilità nel tempo dell’impresa.

Tuttavia, il concetto di razionalità limitata, proposto da Herbert Simon ed altri premi Nobel dopo di lui, ci suggerisce che i singoli individui e le organizzazioni non hanno sempre accesso a tutte le informazioni necessarie o la capacità di prendere decisioni ottimali dato che le capacità decisionali degli individui e delle organizzazioni non sono perfette. 

Gli attori economici operano, infatti, in un contesto di incertezza e con informazioni incomplete, che limitano la loro capacità di prendere decisioni ottimali.

Questo aspetto, unito alla natura complessa delle organizzazioni, incide in modo significativo sulla compliance. 

La scienza della complessità ci fornisce però una lente attraverso cui esaminare le aziende come sistemi complessi dinamici, in cui interazioni non lineari e comportamenti emergenti influenzano il comportamento complessivo rispetto delle norme. 

Questo saggio esplorerà come la complessità dei sistemi e la razionalità limitata influenzino la compliance aziendale, con particolare attenzione agli ostacoli che essa crea nella piena adesione alle norme.

Razionalità Limitata e Compliance: i limiti cognitivi nelle Decisioni Aziendali

La razionalità limitata descrive la condizione in cui le persone prendono decisioni con informazioni e risorse cognitive limitate. In un contesto aziendale, questo significa che i dirigenti e i dipendenti possono non essere sempre in grado di identificare la decisione “migliore” rispetto alla compliance. Ciò può derivare:

1. sia da una comprensione limitata delle norme;
2. sia dall’incapacità di valutare pienamente le implicazioni delle loro azioni.

Questa prospettiva è importante perché evidenzia che le violazioni di compliance non sempre derivano da intenzioni dolose, ma possono nascere da una scarsa comprensione delle regole o dalla difficoltà di interpretarle correttamente in situazioni complesse. Per affrontare queste limitazioni, le aziende non possono fare affidamento solo sulla diffusione delle normative, ma devono progettare un sistema che supporti i dipendenti nella comprensione e applicazione delle regole.

Di conseguenza, la compliance aziendale non può più basarsi solo sulla semplice diffusione di norme, scrittura di regolamenti, checklist di controllo, rapporti di analisi del rischio basate su statistica degli eventi pregressi, e soprattutto da disposizioni imperative, spesso ad esito binario, quando si ha di fronte soggetti affetti da razionalità limitata e che operano con condizioni di incertezza, ma deve considerare le limitazioni cognitive degli individui all’interno dell’organizzazione.

Aggiungiamo poi che qualsiasi aggregato sociale è un sistema complesso dinamico in cui le persone , o genti, interagiscono fra loro e con l’ambiente esterno. 

Inoltre, la razionalità limitata incide sul fenomeno del moral hazard, in cui i dipendenti, sapendo di non poter essere monitorati continuamente, possono essere tentati di prendere scorciatoie. Tale comportamento è dovuto non solo alla volontà di aggirare le regole, ma anche alla difficoltà di valutare tutte le conseguenze delle proprie azioni.

La Complessità Organizzativa e il Ruolo della Scienza della Complessità

Ogni azienda può essere vista come un sistema complesso dinamico composto da persone, team e reparti che interagiscono costantemente. Queste interazioni non sono lineari e, come nei sistemi complessi, possono dare origine a comportamenti emergenti e inaspettati.

La scienza della complessità, studiando queste interazioni, mostra che i comportamenti emergenti delle organizzazioni non sono prevedibili sommando le azioni dei singoli individui. Questa complessità influenza anche la compliance, poiché le norme imposte dall’alto interagiscono con dinamiche non lineari e generano risposte spesso inaspettate. Queste dinamiche complesse influenzano anche la compliance aziendale, poiché le regole e le procedure possono generare risposte differenti a seconda del contesto e delle interazioni.

In un sistema complesso, la compliance richiede quindi un approccio che tenga conto delle interazioni e della natura mutevole dell’organizzazione.

Emergenza, Auto-organizzazione e Cultura della Compliance

La scienza della complessità introduce i concetti di emergenza e auto-organizzazione, secondo cui i comportamenti complessivi del sistema emergono dalle interazioni dei suoi componenti e i sottosistemi possono sviluppare autonomamente regole e pratiche.

All’interno di un’organizzazione, questo significa che i dipendenti e i team possono auto-organizzarsi e generare sottoculture di compliance differenti da quelle centrali.

L’auto-organizzazione:

1. se saputa sviluppare può però migliorare la resilienza aziendale, poiché permette ai dipendenti di adattare le norme alle loro specifiche necessità, mantenendo così una certa flessibilità.
   
2. Tuttavia, questa dinamica può portare a incoerenze e differenze interpretative che compromettono la compliance. 

I manager devono pertanto bilanciare il bisogno di una compliance centralizzata ed integrata con la necessità di una certa flessibilità, per evitare che l’auto-organizzazione diventi una fonte di non compliance.

L’organizzazione come Sistema Complesso: emergenza e Compliance

La scienza della complessità, come detto, introduce il concetto di emergenza, secondo cui caratteristiche e comportamenti inaspettati possono derivare dalle interazioni tra elementi semplici. All’interno di un’azienda, questo significa che la cultura della compliance, le decisioni quotidiane e le interpretazioni delle norme possono generare effetti imprevisti e comportamenti emergenti.

Per esempio, una norma di compliance ben intenzionata può inavvertitamente stimolare comportamenti non in compliance se percepita come troppo rigida o difficile da applicare. 

I dipendenti, non riuscendo a rispettare pienamente la norma a causa di limitazioni cognitive e operative, possono trovare soluzioni alternative o aggirare la regola, generando così un comportamento emergente di non compliance. In questo contesto, i manager devono considerare come le regole interagiscono con le dinamiche complesse dell’organizzazione e prevedere potenziali risposte emergenti.

La Complessità Normativa e la Razionalità Limitata

In molte industrie, le normative sono:

• estremamente complesse e,
• in continua evoluzione e,
• formulate con in mente un destinatario che si suppone essere dotato di razionalità assoluta. 

Ad esempio, nel settore finanziario, le regolamentazioni sono numerose e dettagliate, e non tutti i dipendenti riescono a comprenderle appieno e spesso nemmeno a leggerle. 

Questa complessità aumenta l’onere cognitivo sui dipendenti, che devono rispettare una serie di regole, spesso tra loro sovrapposte o contraddittorie. 

La razionalità limitata, dunque, rende difficile per i dipendenti seguire tali normative in modo perfetto come ci si aspetta da un ipotetico sig. Spock perfettamente razionale.

Inoltre, quando un’organizzazione si trova ad affrontare normative complesse, può cercare di semplificare le procedure di compliance. 

Tuttavia, queste semplificazioni possono portare a una perdita di dettaglio o a una rigidità eccessiva, limitando ulteriormente la capacità dell’azienda di adattarsi a situazioni specifiche senza incorrere in rischi di non compliance.

Razionalità limitata in un Sistema complesso: adattamento delle Norme di Compliance

La razionalità limitata, in un sistema complesso, rende quindi le decisioni ancora più incerte e ambigue. Nei sistemi complessi, le informazioni sono frammentate e mutevoli, aumentando l’onere cognitivo su chi deve prendere decisioni. Ad esempio, una cattiva interpretazione di una norma può diffondersi rapidamente tra i dipendenti, che tendono a seguire le pratiche osservate nei colleghi, specialmente in contesti ambigui. 

Per far fronte a queste dinamiche, la compliance deve diventare un sistema adattivo, capace di evolversi e rispondere ai cambiamenti.

Strategie di Compliance Dinamica per Gestire la Complessità

Alla luce della scienza della complessità e della razionalità limitata, emergono strategie per una compliance dinamica che possono aiutare le aziende a gestire le sfide di compliance:

1. Creazione di feedback loop: i sistemi complessi si autoregolano attraverso cicli di feedback. Le aziende possono implementare meccanismi di feedback che consentano ai dipendenti di percepire in tempo reale problemi di compliance, permettendo così al management di aggiustare le procedure in base alle necessità emergenti.
   
2. Promozione di una cultura di apprendimento continuo: in un ambiente dinamico, regole rigide possono limitare la capacità di adattamento dell’organizzazione. Creare una cultura che favorisca l’apprendimento permette ai dipendenti di rispondere rapidamente ai cambiamenti normativi, rendendo più facile correggere le deviazioni e adeguarsi dinamicamente alla varie norme.
   
3. Simulazione dinamica e modelli di complessità: le simulazioni possono aiutare le aziende a comprendere come le normative influenzeranno il comportamento in un sistema complesso. Attraverso modelli di simulazione, è possibile testare le conseguenze di nuove regole di compliance e prevedere eventuali effetti collaterali.
   
4. Decentralizzazione della compliance: nei sistemi complessi, la distribuzione dell’autorità e del controllo favorisce l’auto adattamento. Le aziende possono decentralizzare alcune responsabilità di compliance, permettendo ai team locali di interpretare le normative in base al loro contesto specifico, ma mantenendo un allineamento centrale tramite un monitoraggio efficace.
   
5. Formazione continua e accessibile: fornire un costante aggiornamento normativo ai dipendenti aiuta a mantenere alto il livello di conoscenza delle regole ma questo è tanto più efficace quando si riesce a far capire che le norme mandatorie e volontarie sono dei “contenitori di esperienza e conoscenza” frutto di esperienza maturata nel tempo e  che definiscono il miglior compromesso pratico per svolgere al meglio e ne rispetto di tutti gli attori coinvolti determinate attività. Tuttavia, è importante che tale formazione sia chiara, sintetica e accessibile, evitando di sovraccaricare i dipendenti di informazioni meramente nozionistiche e formali.
   
6. Procedure di controllo flessibili e mirate: anziché implementare controlli di dettaglio (approccio riduzionistico) e ridondanti, che possono risultare inefficaci e difficili da gestire anche con tempestività, le aziende dovrebbero adottare procedure basate su linee guida di indirizzo che se opportunamente assimilate guidano il comportamento in modo naturale anche nelle situazioni non previste o prevedili. Questo approccio riduce le attività di monitoraggio formale e scadenzato concentrando l’attenzione di tutti sui principali aspetti dello spirito delle norme, riducendo così rischi di compliance. In questo modo si riduce il carico cognitivo associato a una compliance eccessivamente burocratica e formale ma si agisce spontaneamente nel senso delle norme.
   
7. Tecnologie di supporto decisionale: gli strumenti di compliance technology (RegTech) e un supporto in cui si introducono sistemi di Intelligenza Artificiale (AI) possono assistere i dipendenti nel prendere decisioni conformi, riducendo l’incertezza e l’ambiguità. I Software di intelligenza artificiale, ad esempio, possono analizzare normative complesse e fornire suggerimenti chiari e immediati per la compliance dei vari processi interni e di interazione.
   
8. Cultura aziendale orientata alla compliance: una cultura aziendale che incentiva la compliance come valore condiviso può contrastare gli effetti della razionalità limitata. Se i dipendenti percepiscono l’importanza della compliance non solo come un obbligo basato su rituali e formalismi, ma come un valore fondamentale ed una effettiva acquiescenza allo spirito e al senso delle varie norme, saranno maggiormente propensi a superare le difficoltà cognitive e ad agire conformemente sia singolarmente ma soprattutto nelle interazioni di gruppo.

Conclusione

La scienza della complessità, unita al concetto di razionalità limitata, fornisce una prospettiva fondamentale per comprendere le sfide della compliance in contesti aziendali dinamici. 

In un sistema complesso come è un’azienda, la compliance non può essere gestita unicamente con regole rigide, rituali formali e un controllo centralizzato: è necessario adottare un approccio adattivo e flessibile, che tenga conto delle interazioni e dei comportamenti emergenti.

In conclusione, il rapporto tra razionalità limitata e compliance aziendale mette in luce quanto sia complesso il compito di mantenere un’organizzazione sempre aderente alle normative. 

Le limitazioni cognitive degli individui rendono difficile l’aderenza perfetta alle regole, specialmente in contesti normativi complessi e in rapido cambiamento. 

Per far fronte a queste difficoltà, le aziende devono adottare un approccio olistico alla compliance, che includa:

• formazione continua,

• controllo mirato,

• supporto tecnologico e,

• una cultura aziendale forte.

In questo modo, pur riconoscendo la razionalità limitata, è possibile promuovere un comportamento aderente allo spirito e senso delle norme, riducendo al minimo i rischi e migliorando l’integrità dell’organizzazione.

Attraverso strategie di compliance dinamica, le aziende possono migliorare la loro capacità di rimanere in compliance, promuovendo una cultura aziendale resiliente che sostiene la compliance in modo realistico e sostenibile, anche in un contesto di crescente complessità normativa e organizzativa.

Questa versione integra quindi i due concetti chiave in un discorso unico, mantenendo un equilibrio tra la razionalità limitata e l’approccio della complessità in grado di agire con maggiore efficacia.