di Francesco Domenico ATTISANO
I Piani Organizzativi del Lavoro Agile delle organizzazioni pubbliche: elementi fondamentali del POLA e riflessioni sulla performance pubblica
Mancano poco più di 10 giorni lavorativi alla deadline…Ebbene sì, la scadenza è vicinissima.
Entro il 31 gennaio, tutte le amministrazioni pubbliche, in linea teorica, dovrebbero definire e approvare (da parte dell’organo d’indirizzo o politico di riferimento) il proprio Piano delle Performance, comprensivo del Piano Organizzativo del Lavoro Agile (il cd POLA).
Va ricordato, difatti, che il POLA deve integrarsi al ciclo di programmazione dell’ente attraverso il Piano della Performance(1).
In un precedente pubblicazione(2) erano stati trattati gli obiettivi e le tematiche rilevanti dei POLA, nonché le principali leve strategiche e presupposti per una effettiva applicazione (sulla base delle linee guida ministeriali(3)).
Con la presente pubblicazione s’intendono rappresentare i principali elementi del POLA e delle tipologie di indicatori del Piano medesimo, con l’aggiunta di talune considerazioni per future riflessioni sulla potenzialità della performance pubblica.
GLI ELEMENTI FONDAMENTALI DELLE LINEE GUIDA E LE MILESTONE DEL POLA
Da un’analisi più approfondita delle Linee guida ministeriali, tralasciando il quadro normativo, si possono ricavare gli elementi fondamentali delle stesse:
- i contenuti minimali del piano organizzativo del lavoro agile
- la salute dell’organizzazione pubblica e i fattori abilitanti del lavoro agile;
- lo stato di realizzazione del lavoro agile;
- l’impatto del lavoro agile sulla performance organizzativa e individuale, unitamente all’analisi e scelta degli indicatori delle performance individuali;
- l’impatto del lavoro agile sulla collettività e il correlato programma di sviluppo del lavoro agile.
I contenuti minimi del primo POLA sono suggeriti direttamente dalla Linee guida citate e sono schematicamente individuati in 4 step principali, con le relative milestone:
1) Livello di attuazione e di sviluppo del lavoro agile (da dove si inizia?), in cui deve essere inserita una sintetica fotografia del raggiunto livello di attuazione e sviluppo del lavoro agile, baseline per la programmazione del suo incremento migliorativo.
2) Modalità attuative del lavoro agile (come realizzarlo concretamente?), in cui devono essere schematizzate le scelte organizzative operate dalla singola amministrazione per promuovere il ricorso al lavoro agile.
3) Soggetti, processi e strumenti del lavoro agile (chi fa, che cosa, quando e come per attuare e realizzare il lavoro agile?), in cui devono essere rappresentate in forma sintetica, i soggetti, le strutture, i processi e gli strumenti funzionali all’organizzazione e al monitoraggio del lavoro agile (In pratica, una sorta di matrici RACI adattate ai processi coinvolti dal lavoro agile).
4) Programma di sviluppo del lavoro agile (come sviluppare il lavoro agile?), da articolare in tre fasi: avvio, sviluppo intermedio, sviluppo avanzato. Proprio in questo quarto punto vanno riportate le:
- le condizioni abilitanti del lavoro agile, inclusive quantomeno delle misure organizzative, dei requisiti di processo e/o tecnologici (intendendo tutte quell’insieme di attività che si prestano ad essere svolte in modalità di lavoro agile nelle diverse funzioni, servizi/settori/uffici, anche tenendo conto del grado di digitalizzazione delle procedure e delle dotazioni IT in corso nei vari processi), i percorsi formativi del personale e del management pubblico;
- le modalità e lo stato implementativo del lavoro agile (ad esempio la percentuale di adozione scelta);
- gli strumenti di misurazione e di monitoraggio periodico dei risultati conseguiti, in termini di miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dell’azione amministrativa, della digitalizzazione dei processi, della qualità dei servizi erogati, anche con la partecipazione dei cittadini(4);
- gli impatti interni ed esterni del lavoro agile, quali ad esempio la maggior qualità nei processi interni e soprattutto in quelli che hanno rilevanza esterna, ovvero sugli utenti.
INDICATORI DEL LAVORO AGILE E MISURAZIONE DELLE PERFORMANCE
Le linee guida rinforzano il seguente concetto: “Il sistema di misurazione e valutazione della singola amministrazione è unico e prescinde dal luogo e dalla modalità con cui viene resa la prestazione lavorativa del dipendente pubblico”.
Nel documento è esplicito il riferimento a tre diverse tipologie di indicatori di performance (KPI) correlati al lavoro agile:
1) KPI riferiti allo stato di implementazione del POLA, i quali sono utili a monitorare i diversi step e i risultati dei progetti finalizzati all’introduzione del lavoro agile e, successivamente, a valutare il livello di utilizzo dello stesso nell’organizzazione; tipico esempio è il rapporto tra il numero di ore o giornate in lavoro agile sul totale ore o giornate lavorative.
2) KPI connessi alla performance organizzativa che, completando il set di indicatori associati a un obiettivo specifico del Piano Performance, sono utili a misurare e valutare il potenziale contributo del lavoro agile al raggiungimento dell’obiettivo stesso; ad esempio misurando i tempi di lavorazione dei procedimenti amministrativi e, ancora meglio, dei processi collegati al lavoro agile.
3) KPI collegati alla performance individuale che forniscono una visione del potenziale contributo del lavoro agile al raggiungimento degli obiettivi individuali; per questa tipologia sarà fondamentale avere a disposizione sia di serie storiche (in ottica comparativa rispetto al passato), ma ancor di più dei precisi obiettivi di prestazione e comportamentali.
CONSIDERAZIONI SUL POLA E SUL SUO SVILUPPO IN OTTICA DI PERFORMANCE PUBBLICA
Alla luce di quanto sopra riportato e viste le tempistiche stringenti, per delineare e procedere all’adozione del POLA, le singole organizzazioni pubbliche hanno un bel da fare in questo periodo.
In ragione di ciò, si evidenzia che, dopo l’approvazione (con decreto ministeriale del 9 dicembre scorso) delle Linee Guida, al fine di facilitare l’applicazione di tali LG, il Dipartimento della Funzione Pubblica, prima di Natale, ha reso disponibile sul proprio sito istituzionale due tipologie di template(5) (ordinario e semplificato) per la compilazione dei POLA, da parte delle PA.
Detto ciò, indipendentemente dai template (sicuramente utilissimi, specie per i piccoli enti locali non sempre dotati delle necessarie professionalità interne e di robuste strutture organizzative), essendo la prima stesura del POLA, si suggerisce di essere quanto più possibili pragmatici e sintetici (sfruttando al massimo tabelle e grafici, per essere più veloci e trasparenti, senza perdersi in chiacchiere e numeri precisi al decimale)(6).
Inoltre, per quanto concerne la definizione degli obiettivi e degli indicatori di programmazione organizzativa del lavoro agile, le organizzazioni pubbliche dovranno agganciarsi, quanto più possibile, alle modalità attuative (misure organizzative, requisiti tecnologici, percorsi formativi), evitando, in tal modo, duplicazioni rispetto ad altre sezioni del Piano della Performance.
Quest’ultimo aspetto è fondamentale, in quanto bisogna puntualizzare che: il POLA è uno strumento di programmazione del lavoro agile (cioè delle sue modalità di attuazione e sviluppo), e non di programmazione degli obiettivi delle strutture e dei dipendenti in lavoro agile.
Nella sezione del Piano della performance inerente il POLA, quindi, andrà inserita la programmazione strategica triennale riferita al lavoro agile per l’intera organizzazione; mentre, nelle tipiche sezioni del Piano della performance (organizzativa e individuale), si continuerà come già fatto negli anni precedenti, secondo quanto previsto dalle altre linee guida del DFP.
Ovviamente, la scelta sulla progressività e sul grado di sviluppo del lavoro agile è responsabilità della singola amministrazione, che deve tener conto delle proprie peculiarità, dimensioni e potenzialità. A tal proposito, è prioritario considerare il modello organizzativo della singola organizzazione pubblica.
Bisogna dunque, prestare attenzione, poiché qualsiasi Piano Organizzativo Agile non va considerato come un mero adempimento burocratico, imposto dal legislatore nazionale a seguito del COVID19, ovvero un singolo obiettivo in sé, scisso dagli altri.
Risulta necessario, perciò, un rethinking del sistema organizzativo e del correlato sistema di performance & risk management(7) delle PA, in ottica di change management, per incidere sui processi amministrativi, sul personale pubblico e sulle infrastrutture tecnologiche. Solo agendo in tal modo si può incrementare la probabilità di realizzare un miglioramento, in termini di efficacia ed efficienza, dei servizi resi alla cittadinanza, alle imprese e alle istituzioni, quindi all’intera collettività.
L’importante per le singole amministrazioni, dunque, è comprendere l’impulso e lo stimolo al cambiamento, fornito dall’attuale situazione pandemica e coglierne le opportunità. Nei prossimi tre anni, le PA dovrebbero giungere ad una fase di sviluppo avanzato in cui sono pienamente monitorabili le condizioni abilitanti del lavoro agile, l’attuazione del lavoro agile, le performance organizzative e individuali, gli outcome pubblici.
CONCLUSIONI
Si ritiene, quindi, che le PA debbano sforzarsi di comunicare il proprio POLA in maniera tempestiva, adeguata e trasparente, per generare, comunque, degli effetti positivi per gli stakeholder.
In conclusione, posto che tra le finalità(8) delle amministrazioni pubbliche ci sono sempre:
- il miglioramento della qualità dei servizi resi,
- l’incremento delle competenze e prestazioni del proprio personale,
- la comunicazione trasparente e responsabile verso gli stakeholder di riferimento;
dal mio modesto punto di vista, è opportuno ribadire che ogni PA ha principalmente un ruolo sociale, producendo un potenziale impatto diretto e/o indiretto sui cittadini e, prima di tutto, sui propri dipendenti (anch’essi cittadini e attori del territorio).
Allo stesso tempo, risulta importante evidenziare che agire e attuare buone pratiche fa sì che le organizzazioni pubbliche possano differenziarsi e distinguersi chiaramente dalle aziende private, in quanto hanno la responsabilità di creare benefici per l’intera collettività, ovvero creare valore pubblico.
Infine, sulla base delle considerazioni precedenti, preme rimarcare che: ogni organizzazione pubblica deve elaborare il suo POLA, con i suoi indicatori, i suoi obiettivi e le sue performance attese; tutto ciò in funzione dei suoi stakeholder interni ed esterni.
Per approfondimenti, consultare i seguenti link e/o riferimenti:
(1) Cfr. art.10, comma 1, lettera a), del D.Lgs 150 del 2009 e s.m.i..
(2) F.D. Attisano (2020), “Le linee guida 2020 sul Piano organizzativo del lavoro agile (POLA) per la PA”; www.riskcompliance.it
(3) Linee Guida sul Piano Organizzativo del Lavoro Agile (POLA) e Indicatori di Performance, del Dipartimento della Funzione Pubblica.
(4) Cfr. F.D. Attisano (2019),”Performance nel settore pubblico: il ruolo dei cittadini“; www.riskcompliance.it e
(4) Cfr Linee guida n. 1/2017 – Linee guida per il Piano della performance e n. 2/2017 – Linee guida per il Sistema di Misurazione e Valutazione della performance, del Dipartimento della Funzione Pubblica.
(5) Cfr. Template LG-POLA ordinario e template LG-POLA semplificato; Portale della Performance
(6) Cfr. Linee Guida e Riferimenti Normativi, Portale della Performance
(7) Cfr. M.Proietti e F.D.Attisano (2020), “Salto di qualità: Il Risk Management nel Ciclo della Performance delle PA”; Rivista Internal Audit – Associazione Italiana Internal Auditors n.107 ottobre- dicembre 2020; www.aiiaweb.it
(8) F.D. Attisano (2020), “La performance delle pubbliche amministrazioni, oltre la compliance normativa“; www.riskcompliance.it
Per ulteriori approfondimenti e normative, consultare i seguenti link e/o riferimenti:
F.D. Attisano (2020), “L’integrazione del risk management con il performance management“; www.riskcompliance.it
F.D. Attisano (2020),”Come generare valore e innescare cambiamento e innovazione nella PA“; www.riskcompliance.it
D. Lgs. n. 150/2009 – (la cd Riforma Brunetta)
D. Lgs. n. 74/2017 – (la cd Riforma Madia)
Linee guida sul piano organizzativo del lavoro agile (POLA) e indicatori di performance
Linee guida per la misurazione e valutazione della performance individuale, Dicembre 2019
Linee guida sulla valutazione partecipativa nelle amministrazioni pubbliche, Novembre 2019
Linee guida per la Relazione annuale sulla performance, Novembre 2018
Linee guida per i Sistemi di Misurazione e Valutazione della Performance, Dicembre 2017
Linee guida per il Piano della performance dei Ministeri, Giugno 2017
