di Milena CIRIGLIANO
Analizzare in forma di design soluzioni legali e di compliance non è una moda passeggera ma un’opportunità di diffondere nel miglior modo possibile soluzioni a tenuta, il design applicato ai servizi legali e di compliance è propulsore di un business sicuro.
Offrirsi come strumento di problem solving, aprirsi all’ascolto, disegnare soluzioni funzionali, è il più moderno degli approcci che un professionista della compliance e legale dovrebbe coltivare allenandosi ogni giorno, poiché offre soluzioni duttili ed efficaci anche per semplicità della forma, il che abbatte le diffidenze del cliente interno allenandolo a porre i quesiti in via preventiva.
C’è una sorta di legge di Murphy applicata alla pareristica richiesta, in urgenza ed emergenza, al legale interno ed al compliance officer: quando si è chiamati a risolvere una questione legale o di conformità il tempo è poco, il quadro complesso e fosco, aggravato da un rigurgito di informazioni avvitato ed eccessivo.
In tale quadro, ricorrente nelle dinamiche aziendali, un mental coach che dovesse allenare moderni professionisti alla costruzione di soluzioni efficaci declinerebbe almeno tre sane abitudini:
1) less is more…. applicata alla pareristica legale e di compliance,
scomponi e semplifica la questione, non avvitarti in una spirale soffocante di ragionamenti contorti. Pensa liberamente, analizza sistematicamente la questione depurandola dalle sovrastrutture di racconto dell’ansioso richiedente, scoprirai quanto la scomposizione del problema produca ossigeno celebrale ed aiuti a scovare le soluzioni più efficaci.
2) equilibrio nell’individuare e pesare i rischi,
ogni affare presuppone dei rischi. Il rischio va istologicamente esplorato, per essere definito in maniera equilibrata, senza sovradimensionare. Un rischio sovrastimato è un madornale errore; può paralizzare l’affare, frenando inutilmente il business.
3) semplicità della forma a garanzia di una user experience di successo,
banditi gli orpelli linguistici e concettuali, una forma pulita, lineare per la redazione della pareristica rende il risultato più funzionale. Uno fra gli strumenti più efficaci di problem solving è offrire in forma di parere soluzioni descritte in formule sintetiche, pulite e comprensibili. Il design, applicato a qualsiasi comparto è approccio alla soluzione dei problemi animato spesso da una visione non convenzionale. Se sei un legale interno o un compliance officer prova ad invertire la metodologia tradizionale di redazione dei pareri:
- fai della soluzione/conclusione l’incipit,
- poi spiega il percorso di ragionamento e,
- declina le fonti: norme, dottrina e giurisprudenza.
Risponderai così al bisogno di chiarezza e semplicità insito nel cliente interno.
Una comunicazione progettata e realizzata in maniera chiara, essenziale, sintetica è la metodologia più efficace per migliorare i servizi legali, perché riduce incertezze, rischi, errori, controversie e previene il contenzioso. Per comunicare efficacemente, si deve sempre tener conto delle caratteristiche e diversità (culturali, demografiche, linguistiche, cognitive) dei colleghi che sono l’azienda. L’inclusività e l’accessibilità sono il segreto di redazione di un parere efficace. Spesso pareri articolati, tecnicamente perfetti, a causa di scelte linguistiche e metodologie tradizionali di redazione, costituiscono vere e proprie barriere tra noi e i destinatari.
In sintesi
Il design legale e di compliance nasce da un contesto di ricerca multidisciplinare con il primario obiettivo di porre l’utente finale al centro del progetto; se correttamente applicato ad esempio ai contratti, centra l’obiettivo di migliorare la gestione del rischio contrattuale, prevenire incertezze legali ed il contenzioso stimola relazioni più collaborative fra i contraenti.
Praticare il legal design ed il compliance design espande l’approccio che dovrebbe sempre essere ispirato ad una lettura integrata delle norme, così facendo avvocati, e compliance officer diventano risorse innovative in possesso di competenze multidisciplinari. Il legal design ed il compliance design si affermano come uno strumento di semplificazione ed innovazione con ampie prospettive di utilizzo: dalla progettazione conforme delle operazioni e iniziative di business, a quella dei servizi legali, alla creazione di programmi di compliance a misura di dipendente.
I principi del legal design e del compliance design dovrebbero essere applicati nella progettazione di ogni processo e procedura interna in cui si debbano bilanciare le esigenze aziendali con gli interessi dei dipendenti – dovrebbero inoltre ispirare i codici di condotta, i documenti per la sicurezza, le policy e procedure interne ad esempio in ambito di antiriciclaggio e whistleblowing, ricercando e progettando soluzioni a misura di dipendente per questo più efficaci.
Se il legale ed il compliance officer applicano queste tre regole e si fanno strumento per veicolare soluzioni comprensibili, riusciranno ad imporsi come opportunità di un agito sicuro, a coltivare l’ascolto, a creare un contesto di maggior fiducia e credibilità, non solo tra avvocato, compliance officer e cliente interno, ma anche tra l’azienda ed i partner commerciali.
Intervento di Milena CIRIGLIANO – Avvocato, DPO e Compliance Officer c/o Gruppo API
