Il ruolo dell’Esponente Antiriciclaggio negli assetti di governance e nel sistema dei controlli interni degli intermediari

Il ruolo dell’ Esponente Antiriciclaggio negli assetti di governance e nel sistema dei controlli interni degli intermediari

31 luglio 2024

di Davide CRESCI

Introduzione

La Banca d’Italia, con il Provvedimento del 1° agosto 2023 – pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 190 del 16 agosto 2023 – ha emanato l’atto di modifica alle “Disposizioni della Banca d’Italia in materia di organizzazione, procedure e controlli interni per finalità antiriciclaggio” del 26 marzo 2019 (di seguito, il “Provvedimento”)(1).

Successivamente, lo scorso 9 gennaio 2024, la Banca d’Italia ha altresì pubblicato una nota di chiarimenti in merito all’applicazione delle disposizioni contenute nel Provvedimento al fine di fornire agli intermediari destinatari della normativa talune ulteriori precisazioni anche di carattere operativo ed interpretativo(2).

Come sovente accade nell’iter di formazione della normativa secondaria di settore, la pubblicazione del Provvedimento è stata preceduta da una procedura di consultazione “ristretta” da parte dell’Autorità di Vigilanza – limitata alle sole associazioni di categoria rappresentative degli intermediari destinatari della norma – al fine di raccogliere commenti e osservazioni sulle proposte di modifica da apportare alle richiamate Disposizioni emanate nel 2019.

Il Provvedimento recepisce e attua nell’ordinamento domestico gli Orientamenti pubblicati dall’Autorità Bancaria Europea (“EBA”) in materia di “politiche e le procedure relative alla gestione della conformità e al ruolo e alle responsabilità del responsabile antiriciclaggio ai sensi dell’articolo 8 e del capo VI della Direttiva (UE) 2025/849” (di seguito, gli “Orientamenti”),(3) volti ad armonizzare l’assetto di governance e dei controlli interni in materia di antiriciclaggio.

L’Esponente Antiriciclaggio: ruolo e responsabilità

Gli Orientamenti forniscono indicazioni sul ruolo e sui compiti attribuiti agli organi aziendali e al Responsabile della Funzione Antiriciclaggio, nonché sulle modalità di interazione reciproche, introducendo nel panorama dei controlli in materia di antiriciclaggio i compiti e i ruoli di una nuova ed ulteriore figura, vale a dire l’esponente responsabile per l’antiriciclaggio (di seguito, l’“Esponente Antiriciclaggio” o “Esponente”).

Tale nuova figura dovrà essere individuata all’interno del Consiglio di Amministrazione degli intermediari e rappresenta evidentemente l’elemento di principale novità apportato alla disciplina vigente dal Provvedimento.

L’Esponente, difatti, va a costituire un vero e proprio presidio organizzativo ulteriore cui gli intermediari sono tenuti a dotarsi nell’ambito dell’organizzazione dei controlli interni ai fini della conformità normativa dei presìdi e dei processi adottati per finalità di prevenzione in materia di riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo.

Entrando nel merito del ruolo che il Provvedimento delinea per l’Esponente Antiriciclaggio, appare evidente che lo stesso è chiamato ad assolvere sostanzialmente un ruolo di punto di contatto tra il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio dell’intermediario e l’organo con funzione di supervisione strategica di quest’ultimo.

L’obiettivo delle citate previsioni normative è quello di garantire che l’organo con funzione di supervisione strategica assuma le determinazioni di propria competenza disponendo di una maggiore qualità delle informazioni utili a valorizzare ulteriormente la complessiva rilevanza dei rischi di riciclaggio cui è esposto l’intermediario.

In tale contesto, il legislatore ha quindi ritenuto idonea una posizione intermedia per l’Esponente,
posizionato a metà tra le esigenze e le attività di competenza del Responsabile della Funzione Antiriciclaggio e il rafforzamento della consapevolezza nell’assunzione dei presìdi in materia di all’interno dell’organo di supervisione strategica.

Come prevedibile, successivamente all’entrata in vigore del Provvedimento, anche il ruolo svolto dal Responsabile della Funzione Antiriciclaggio assume connotati parzialmente diversi e certamente ulteriori rispetto a quelli tipici, quantomeno in relazione alla determinazione di specifici flussi informativi verso l’Esponente e l’organo di supervisione strategica.

A tal riguardo, ferma restando la necessità di garantire un rapporto di collaborazione nella definizione del sistema dei controlli interni da parte di tutti i soggetti coinvolti, l’Esponente Antiriciclaggio sarà anche chiamato a fornire il proprio contributo sulle tematiche riferite ad aspetti di natura strategica inerenti alla complessiva determinazione di politiche generali in materia antiriciclaggio, nonché a contribuire alla definizione degli indirizzi necessari alla funzioni preposte all’interno dell’organizzazione dell’intermediario.

Quanto precede dovrà trovare la corretta allocazione all’interno delle policy in materia antiriciclaggio, in merito alle quali il Provvedimento prevede un necessario e sostanziale intervento al fine di declinare – tra l’altro – i requisiti dell’Esponente Antiriciclaggio e le ipotesi in cui la Funzione Antiriciclaggio riferisce ai propri organi aziendali direttamente (per il tramite del proprio Responsabile) ovvero per il tramite dell’Esponente, nonché le ipotesi di potenziale conflitto di interessi e le misure atte a prevenirli e mitigarli(4).

Ai sensi del Provvedimento, la nomina dell’Esponente Antiriciclaggio dovrà avvenire al primo rinnovo degli organi sociali successivo all’entrata in vigore del Provvedimento medesimo (i.e. 14 novembre 2023) e comunque entro e non oltre il 30 giugno 2026.

Natura “esecutiva” dell’incarico e assetti di Governance: i primi modelli adottati e le principali criticità emerse

La lettura e l’analisi del Provvedimento comporta evidentemente talune riflessioni in merito ai profili “soggettivi” che la norma definisce per l’Esponente, specie con riferimento agli assetti di corporate governance che i destinatari della citata normativa sono tenuti ad adottare.

Il Provvedimento, infatti, prevede che la nomina dell’Esponente Antiriciclaggio sia di competenza dell’organo di supervisione strategica e, sin dalle prime battute, chiarisce che la responsabilità collettiva degli organi aziendali degli intermediari rimane invariata.

Altrettanto chiara e diretta è poi l’indicazione circa la natura “esecutiva” dell’incarico attribuito all’Esponente, nonché il rigoroso identikit delineato per la nuova figura, la quale dovrà:

  • (i) possedere adeguate conoscenze, competenze ed esperienza concernenti i rischi di riciclaggio, le politiche, i controlli e le procedure antiriciclaggio nonché il modello di business dell’intermediario e del settore in cui opera, nonché
  • (ii) disporre di tempo e risorse adeguate ad assolvere efficacemente i propri compiti.

Alla portata innovativa del Provvedimento ha fatto seguito una prima fase di incertezze interpretative circa alcune previsioni del Provvedimento, specie con riferimento all’Esponente Antiriciclaggio e in conseguenza della dichiarata natura “esecutiva” dell’incarico.

Con la citata nota di chiarimenti, successivamente alla pubblicazione del Provvedimento l’Autorità di Vigilanza è poi intervenuta in merito alle principali necessità di interpretazione riscontrate dal mercato.

In particolare, con riferimento alla natura “esecutiva” dell’incarico dell’Esponente, l’Autorità ha precisato – tra l’altro – che, ferma restando la necessaria verifica circa il rispetto dei richiamati requisiti previsti dal Provvedimento, non sussistono ipotesi di incompatibilità tra la nomina dell’Esponente Antiriciclaggio ed eventuali altre deleghe rilasciate in favore degli amministratori, ivi incluse quelle rilasciate in favore dell’amministratore delegato.

Rimane tuttavia ferma la possibilità di attribuire tale incarico anche ad amministratori privi di ulteriori deleghe i quali, per l’effetto, andrebbero a perdere la caratteristica della “non esecutività” della carica di amministratore, acquisendo la delega alla gestione del rischio antiriciclaggio a supporto dell’organo di supervisione strategica – sebbene la stessa sembrerebbe non avere tutte le caratteristiche necessarie ai fini di una piena riconducibilità all’istituto della delega in senso stretto.

La Banca d’Italia, inoltre, prende una posizione netta, escludendo evidentemente l’applicabilità, anche relativamente all’esercizio del potere di delegare a terzi i compiti attribuiti all’Esponente dal Provvedimento.

Tale aspetto ha generato talune considerazioni da parte degli intermediari – specie di carattere applicativo e programmatico – chiamati a formalizzare una nomina di un membro del proprio organo di governance coerente con le previsioni normative recepite nel Provvedimento.

A tal riguardo, all’esito dell’analisi dei primi modelli di governance adottati dai principali intermediari bancari di grandi dimensioni che hanno già recepito le novità del Provvedimento, appare prevalere la volontà degli stessi di conferire l’incarico di Esponente Antiriciclaggio direttamente all’amministratore delegato.

Le ragioni determinanti di tali scelte sembrerebbero fare leva principalmente su considerazioni di natura strategica: l’analisi svolta conduce, infatti, a rilevare una predominante volontà degli organi di supervisione strategica di combinare la figura dell’Esponente con quella del soggetto a cui è affidata la guida complessiva dei business dell’impresa, allineando gli interessi aziendali alla consapevole cultura strategica dei controlli in materia di antiriciclaggio.

Proprio in ragione degli aspetti dimensionali, gli intermediari bancari di grandi dimensioni sono ampiamente dotati di uno schema dei controlli interni strutturato sia sotto un profilo organizzativo e sostanziale, sia sotto il profilo delle risorse inserite nell’organico degli stessi(5).

Per tutte le altre categorie di soggetti destinatari del Provvedimento, con strutture organizzative
meno ampie rispetto agli intermediari bancari, i predetti modelli potrebbero non produrre analoghi effetti. Infatti, sebbene ruoli e responsabilità rimarrebbero invariati, potrebbe presumibilmente mancare il necessario contributo generalmente garantito dalle strutture di supporto dell’amministratore delegato, inficiando l’efficacia del ruolo dell’Esponente, specie in termini di qualità delle informazioni utili alla gestione dei rischi di riciclaggio cui è esposto l’intermediario.

A tal riguardo, il Provvedimento prevede la possibilità di attribuire l’incarico di Esponente anche al Direttore Generale (ove presente), fermo restando l’esigenza di preservare l’efficacia della funzione dell’Esponente stesso. Gli intermediari che optano per la nomina del Direttore Generale, inoltre, sono tenuti a motivare puntualmente tale scelta, e ciò proprio in ragione dell’assetto societario e del sistema di deleghe stabilito gli intermediari medesimi(6).

Conclusioni

Ancora una volta, quindi, assistiamo all’intervento del legislatore – europeo prima e nazionale poi – sulle tematiche connesse ai controlli in materia antiriciclaggio e, ancora una volta, l’obiettivo che la norma si pone va nella direzione di sviluppare all’interno delle organizzazioni degli intermediari una cultura dell’antiriciclaggio dettagliata, volta a definire una maggiore consapevolezza nelle determinazioni degli organi di governance ai fini dell’assunzione dei rischi antiriciclaggio insiti nelle attività di business di riferimento.

In conclusione, non vi è dubbio sul fatto che l’Esponente Antiriciclaggio, qualunque sia l’assetto di governance che gli intermediari intenderanno adottare, sarà chiamato a svolgere un ruolo determinante e centrale nell’ambito dell’organizzazione dei controlli interni.

A parere di scrive, appaiono pertanto già tracciati i prossimi elementi che dovranno essere oggetto di attenta valutazione da parte del mercato ai sensi della normativa di riferimento, quali:

  1. la definizione di adeguati flussi informativi tra tutti i soggetti coinvolti,
  2. il contributo quali- quantitativo apportato al sistema dei controlli interni dai membri dell’organo di supervisione strategica che ricoprono anche posizioni nei comitati endoconsiliari competenti in materia di rischi (ove presenti),
  3. i presìdi atti a gestire efficacemente situazioni di potenziale conflitto di interesse, nonché
  4. la determinazione di misure atte ad assicurare adeguati modelli incentivanti e remunerativi riferibili alla figura dell’Esponente Antiriciclaggio.

La partita dell’Esponente Antiriciclaggio può ritenersi tutt’altro che conclusa…

Intervento di Davide CRESCI – Compliance and Anti-Money Laundering c/o DeA Capital RE SGR S.p.A.


Per approfondimenti, consultare i seguenti link e/o riferimenti:

(1) Provvedimento Banca d’Italia 1° agosto 2023 di modifica alle “Disposizioni della Banca d’Italia in materia di organizzazione, procedure e controlli interni per finalità antiriciclaggio” del 26 marzo 2019.

(2) Banca d’Italia – Nota di chiarimenti del 9 gennaio 2024.

(3) Orientamenti EBA/GL/2022/05 del 14 giugno 2022 in materia di politiche e le procedure relative alla gestione della conformità e al ruolo e alle responsabilità del responsabile antiriciclaggio ai sensi dell’articolo 8 e del capo VI della Direttiva (UE) 2025/849.

(4) A tal riguardo, la nota di chiarimenti al Provvedimento ha confermato la possibilità per gli intermediari di rinviare a policy in materia di conflitti di interesse già esistenti, fermo restando l’idoneità delle policy stesse a individuare e regolare le ipotesi di conflitto tra l’incarico di Esponente e altri incarichi.

(5) Nella prassi, difatti, l’ufficio dell’amministratore delegato è sovente composto di risorse di staff che supportano l’amministratore nel complesso delle attività allo stesso attribuite, con dotazione di budget a supporto dell’incarico di Esponente.

(6) L’attribuzione dell’incarico al Direttore Generale potrebbe essere giustificata, a titolo esemplificativo e non esaustivo, da: (i) l’assenza di esponenti esecutivi nell’organo di supervisione strategica; (ii) un numero limitato di componenti facenti parte dell’organo di supervisione strategica; (iii) la particolare onerosità, in termini di disponibilità di tempo, dell’attribuzione dell’incarico a esponenti esecutivi.



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