Ho letto in un libro scritto da due scienziati del Massachussetts Institute of Technology che, dopo la rivoluzione industriale – che ha inaugurato la prima età delle macchine dell’umanità – i computer e le altre innovazioni digitali rappresentano la seconda rivoluzione, facendo per la nostra forza mentale ciò che fu fatto dalla macchina a vapore per la forza muscolare (E. Brynjolfsson, A. McAfee, La nuova rivoluzione delle macchine, Feltrinelli, 2015).
È chiaro che, come per tutte le rivoluzioni, occorre adeguarsi al nuovo ordine delle cose e, quindi, non soltanto alle ricadute di natura tecnica ma anche, anzi soprattutto, a quelle culturali.
Questo sforzo di adattamento, nella nostra società, è continuo ma avviene in misura molto variabile in termini di impegno e di risultati.
Nell’ambito dell’organizzazione del lavoro, in particolare nelle amministrazioni pubbliche, si registra una fortissima resistenza inerziale dovuta principalmente, come più volte sottolineato, ad un tipo di cultura spesso inadeguata, poco orientata alle esigenze produttive ed all’innovazione.
E ciò accade anche nel settore della compliance!
Quante volte abbiamo sentito: “di informatica non capisco nulla!” ma ciò che più mi ha sempre colpito è il frequente compiacimento che spesso accompagna questa frase.
Ciò, infatti, sottintende una certa supponenza nei confronti di conoscenze ritenute, del tutto erroneamente, meramente tecniche e comunque utili solo in operazioni elementari, come editare una lettera o cose del genere. Molti pensano, nel migliore dei casi, che l’effetto più importante della tecnologia informatica sia l’aumento dell’indice unitario di produttività in quanto consente di produrre più output: nell’unità di tempo viene generato più lavoro.
In realtà l’Information and Communications Technology (Ict) influenza l’organizzazione del lavoro sotto tanti altri aspetti più importanti.
Ad esempio, poiché, per le attività di routine, consente di sostituire gradualmente i computer alle persone, conseguentemente, offre più possibilità a quest’ultimi di svolgere attività creative e interattive al posto di quelle noiose e ripetitive. In altri termini, questo cambiamento produce la possibilità di dedicare un tempo maggiore a fasi che sono prioritarie ma che spesso non godono dell’attenzione che meritano e che di norma sono alla base degli insuccessi o, comunque, della scarsa incisività dell’azione amministrativa: la pianificazione, le analisi, i controlli e i rendiconti, insomma tutto ciò che serve per definire una strategia, per acquisire consapevolezza della gestione e per attuare i correttivi necessari al conseguimento degli obiettivi prefissati.
È chiaro che, all’inizio, per coloro che provengono da approcci e schemi mentali più classici, questa nuova impostazione probabilmente appare come un disegno di Escher, con elementi che si intersecano tra loro in maniera impossibile ma, con un’adeguata apertura mentale, sarà possibile acquisire i necessari strumenti concettuali per affrontare con successo le pressanti sfide organizzative.
I settori che possono essere radicalmente migliorati sono numerosi e spesso è la fantasia che risulta essere il miglior motore innovativo.
L’utilizzo dell’Ict può anche creare opportunità senza precedenti per uno sviluppo sostenibile delle amministrazioni pubbliche, in termini di economicità ed efficacia dei propri servizi, come già sperimentato con le imprese private.
L’Ict offre la possibilità di:
- raccogliere, memorizzare, elaborare e diffondere enormi quantità di informazioni a costi minimi;
- creare grandi network tra le amministrazioni che potrebbero così facilmente interagire e comunicare;
- migliorare la capacità di gestione organizzativa, anche attraverso una più elevata qualità del processo decisionale;
- aumentare la produttività delle amministrazioni e, per quanto ci interessa specificamente, rafforzare il sistema dei controlli.
Occorre una salutare “discontinuità” con il passato: chi si focalizza su come fare meglio di ieri è destinato a perdere rispetto a chi si focalizza su cosa fare di diverso.
Purtroppo, mentre la tecnologia si sviluppa rapidamente, il cambiamento culturale non ha la stessa andatura. È questo il vero problema! La tecnologia agevola, favorisce e arricchisce l’elemento umano, non lo sostituisce e, pertanto, è necessario coniugare innovazione culturale ed insieme tecnologica, in una dinamica virtuosa in cui non si distingua quale delle due sia la causa e quale l’effetto.
La chiave di tutto è puntare su persone e organizzazioni più capaci di altre di fare a meno dei vincoli del passato e di anticipare o adattarsi alle opportunità del futuro.
Non si tratta di attribuire scarsa considerazione a quanto è stato fatto né di sottostimare i meritori sforzi compiuti da chi ci ha preceduto. Tutt’altro: il passato deve costituire la sintesi, fino ad un dato momento, delle metodiche, delle tecniche, delle visioni culturali che hanno caratterizzato un certo problema organizzativo. Tanto più il passato sarà vissuto consapevolmente, tanto più solido sarà il punto di partenza. Tuttavia esso deve essere appunto un punto di partenza.
Il futuro deve invece individuare nuovi percorsi, nuovi strumenti, nuove abilità, che spesso non devono proporsi semplicemente di migliorare in maniera incrementale ciò che esiste ma di inventare nuove logiche, nuove visioni, nuovi modelli organizzativi.
È una competizione a tutto campo, resa ancora più impegnativa dal fatto che l’area compresa tra il passato e il futuro – e cioè il presente – è sempre più evanescente, e che quindi la zona franca su cui potevamo per un certo tempo riposare vivendo anche di rendita, si stia erodendo rapidamente.
Tuttavia, anche se l’Ict apre scenari innovativi di ampia portata, tante opportunità non possono essere colte perché anche chi ha responsabilità di indirizzo strategico non sempre ha le visioni organizzative necessarie.
E tutto ciò si riflette anche sulle attività di compliance.
Come si può immaginare di analizzare prassi, procedure e processi se non si conoscono neanche le nozioni elementari delle più diffuse applicazioni informatiche e, soprattutto, che tipo di supporto esse sono in grado di fornire.
È opinione tanto diffusa quanto erronea che avvalersi di una base di dati o di un foglio di calcolo significhi avere dimestichezza con le istruzioni tecniche dei programmi informatici utilizzati.
Invece le vere competenze necessarie sono altre: capacità di analisi e di sintesi, schemi logici, approcci rigorosi sintetizzabili con schemi del tipo input/output, if/then, what/if e con rappresentazioni grafiche di immediata percezione, e cioè tabelle, schemi, flow chart.
Bisogna infatti aver chiaro che gli strumenti digitali consentono di incrementare in misura esponenziale le possibilità di analisi di un fenomeno, poiché permettono di gestire notevoli quantità di dati, aggregandoli, confrontandoli, estraendone valori di riferimenti (media, mediane, frequenze, valori minimi e massimi).
La sintassi – la formula – invece è l’ultimo dei problemi: se non si conosce si può trovare facilmente navigando su internet.
Anche in una presentazione in powerpoint la maggiore difficoltà non è quella di usare oggetti testuali, grafici e sonori per ottenere effetti speciali, ma quella di modellizzare un concetto per renderlo chiaro. E nel corso di questa attività, non raramente l’autore scopre che non lo è neanche per lui!
Cosa fare? Innanzitutto occorre che tutti acquisiscano consapevolezza del nuovo ambiente in cui operiamo, delle sue caratteristiche, delle sue principali differenze rispetto al passato.
Ad esempio, nella definizione delle procedure operative relative al modo di condurre gli audit, non può essere ignorato il fatto che la comunicazione digitale abbia letteralmente rivoluzionato alcuni degli elementi su cui, da sempre, si era basata la comunicazione tout court.
Si pensi soprattutto a tre parametri: il costo, lo spazio, la quantità.
- Per quanto riguarda il costo, vorrei sottolineare come la trasmissione dell’informazione digitalizzata abbia sensibilmente abbattuto i costi. Si sono aperte interessanti possibilità per creare nuovi prodotti e servizi a bassissimo costo.
- Il secondo parametro, lo spazio, riguarda la distanza tra i vari soggetti. Questa dimensione viene a perdere quell’importanza che l’ha finora connotata come uno dei maggiori vincoli a qualsiasi attività comunicazionale. Ora essere fisicamente vicini o lontani è quasi indifferente. Si trasmettono non solo le informazioni tradizionali ma anche grafici, immagini, suoni ecc. per cui, ad esempio, tra le riunioni tradizionali e quelle virtuali la differenza è sempre minore.
- Il terzo parametro attiene alla quantità di informazioni: essa non costituisce più un vincolo in quanto sono stati creati supporti di minuscole dimensioni in grado di contenere dati equivalenti a quelli di mastodontiche biblioteche.
Tutto ciò non deve essere considerato semplicemente come una tecnologia ma soprattutto come una fucina di nuove prospettive per reinventare tecniche oramai obsolete.
Ad esempio, il modo di analizzare i dati è stato tradizionalmente condizionato da due fattori, conseguenza della fisicità del supporto.
Il primo è quello dell’accesso ai dati da esaminare. Poiché la quasi totalità dei dati potevano essere rinvenuti solo in documenti cartacei, in genere, ci si doveva recare presso gli uffici che li custodivano e ciò determinava dei limiti soprattutto in relazione ai costi ed al volume dei documenti da esaminare (elevato numero di faldoni e di fascicoli da trasportare o da fotocopiare e da custodire).
Il secondo fattore è una conseguenza di quello precedente e afferiva all’impossibilità di esaminare l’intero fenomeno preso in considerazione. In sostanza, poiché l’accesso ai dati, attraverso l’esame di ogni singola pratica, era un’operazione particolarmente onerosa in termini di risorse e di tempi impiegati, doveva essere individuato un campione. Le esigenze di economicità, unite alla frequente mancanza delle complesse competenze necessarie per un corretto campionamento, determinavano spesso una modesta rappresentatività del campione, rispetto all’universo di riferimento, con ciò compromettendo, ab origine, la significatività delle evidenze che si sarebbero poi individuate.
Tutto ciò, sotto l’aspetto tecnico operativo, può essere in gran parte superato. I dati sono disponibili nelle banche dati e, quindi, i costi per l’accesso sono pressoché nulli, i tempi immediati, l’universo da esaminare è rappresentato nella sua interezza senza la necessità di estrapolare campioni e le tecniche elaborative non sono condizionate dalla quantità di dati.
Purtroppo, nella realtà si continua spesso ad operare come nel passato e le conseguenze si fanno notare sotto un duplice profilo.
Il primo è quello delle valutazioni conclusive dell’attività di compliance: le deficienze a cui abbiamo fatto cenno in relazione alla fase di data analysis si riflettono necessariamente sull’intero processo e, quindi, anche sulle conclusioni a cui si perviene.
Il secondo riguarda un aspetto più strategico, e cioè quello dei piani di azione. Come abbiamo visto, per fronteggiare le criticità emerse a seguito dell’attività di analisi, e gestire i rischi ad esse correlati, l’owner deve individuare delle misure di prevenzione, i cosiddetti controlli, da inserire in appositi piani di azione.
In quest’attività la funzione di compliance ha un ruolo consulenziale e quindi deve essere in grado di proporre adeguati controlli che oltre a rendere più difficile commettere irregolarità, nel contempo, ne consenta la rapida rilevazione.
In quest’ottica le classiche firme multiple sui documenti “a rischio” devono essere sostituite da nuove procedure, efficienti e ben progettate, da informatizzare e che contengano controlli automatizzati, spesso sotto forma di alert, che si attivano non appena vengono messi in atto comportamenti non previsti.
Senza dimenticare che tutto parte dall’informatizzazione dei processi!
