Un paio di articoli fa, abbiamo introdotto l’organismo di vigilanza previsto dal decreto legislativo n. 231/2001, sollevando il problema del coordinamento con gli altri attori organizzativi in materia di controlli.
A questo punto può risultare utile soffermaci sulle funzioni e sui poteri che caratterizzano questo ruolo.
Le funzioni
L’Organismo di Vigilanza ha il compito, con riguardo al Modello Organizzativo emanato dall’Ente, di vigilare costantemente:
• sulla sua osservanza da parte di tutti i destinatari;
• sull’effettiva efficacia nel prevenire la commissione dei Reati;
• sull’attuazione delle prescrizioni nello stesso contenute;
• sul suo aggiornamento, nel caso in cui si riscontri la necessità di adeguare il Modello a causa di cambiamenti sopravvenuti alla struttura e all’organizzazione aziendale o al quadro normativo di riferimento.
Per disciplinare le attività connesse a tali compiti, l’Organismo si dota di un proprio Regolamento e ne dà comunicazione al Consiglio di Amministrazione.
I compiti e le attribuzioni dell’Organismo di Vigilanza e dei suoi membri non possono essere sindacati da alcun altro soggetto o struttura aziendale, ferma restando la competenza del Consiglio di Amministrazione di verificare la coerenza tra quanto svolto dallo stesso Organismo e le politiche interne aziendali.
L’Organismo di Vigilanza svolge le sue funzioni coordinandosi con gli altri organi o funzioni dell’Ente. In particolare:
• si coordina con:
o il direttore del personale per ciò che concerne gli aspetti relativi alla formazione del personale sulle tematiche del Decreto 231;
o le funzioni aziendali che svolgono attività a rischio per tutti gli aspetti relativi all’implementazione delle procedure operative di attuazione del Modello;
o la funzione di Internal Audit (o analoghe strutture di controllo), se esistente, per l’esecuzione di verifiche ispettive sulla corretta implementazione del Modello;.
• collabora con i direttori e/o i responsabili titolari di rapporti con controparti per l’elaborazione delle clausole contrattuali che regolano l’applicazione del Modello ai soggetti esterni all’Ente.
Per lo svolgimento dei propri compiti, l’Organismo di Vigilanza fissa il proprio budget annuale e lo sottopone all’approvazione del Consiglio di Amministrazione.
I poteri
Per l’espletamento dei compiti assegnati, l’Organismo di Vigilanza è investito di tutti i poteri di iniziativa e controllo su ogni attività aziendale e livello del personale, e riporta al Consiglio di Amministrazione, cui riferisce tramite il proprio Presidente con periodicità annuale.
L’Organismo, nel vigilare sull’effettiva attuazione del Modello Organizzativo, è dotato dei seguenti poteri e doveri che esercita nel rispetto delle norme di legge e dei diritti individuali dei lavoratori e dei soggetti interessati:
• svolgere o provvedere a far svolgere, sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità, attività ispettive periodiche sulla base di un piano annuale approvato ogni anno;
• accedere a tutte le informazioni riguardanti le attività sensibili dell’Ente;
• chiedere informazioni o l’esibizione di documenti in merito alle attività sensibili, a tutto il personale dipendente dell’Ente e, laddove necessario, agli amministratori, al collegio sindacale, ai soggetti incaricati in ottemperanza a quanto previsto dalla normativa in materia di antinfortunistica e di tutela della sicurezza e della salute nei luoghi di lavoro;
• avvalersi dell’ausilio e del supporto del personale dipendente;
• avvalersi di consulenti esterni qualora sopravvenissero problematiche che richiedano l’ausilio di
competenze specifiche;
• proporre l’adozione delle necessarie sanzioni all’organo o alla funzione titolare del potere disciplinare;
• verificare periodicamente il Modello organizzativo e, ove necessario, proporre al Consiglio di Amministrazione eventuali modifiche e aggiornamenti;
• definire, in accordo con il direttore del personale, i programmi di formazione del personale nell’ambito delle tematiche sul Decreto;
• redigere periodicamente, con cadenza minima annuale, una relazione scritta al Consiglio di Amministrazione;
• nel caso di accadimento di fatti gravi ed urgenti, rilevati nello svolgimento delle proprie attività, informare immediatamente il Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale;
• collaborare con i Direttori/responsabili titolari di rapporti con controparti, nell’individuazione delle tipologie di rapporti giuridici con soggetti esterni all’Ente ai quali è opportuno applicare il Modello organizzativo e nella determinazione delle modalità di comunicazione a tali soggetti;
• verificare che sia stata data opportuna informazione e conoscenza del Modello Organizzativa.
Per il corretto disimpegno delle funzioni indicate, e per il corretto esercizio dei connessi poteri, assume fondamentale importanza il flusso comunicativo, bidirezionale, tra l’organismo di vigilanza e l’Ente. Ed è proprio di questo parleremo nel prossimo articolo.
