Recepimento Direttiva sul whistleblowing: lo stato dell’arte e gli obblighi per le imprese

Redazione

L’adeguamento alla Direttiva (UE) 2019/1937 in materia di whistleblowing sarà il tema dominante per tutti i prossimi mesi vista l’enorme platea di aziende interessate. L’Italia rischia una procedura di infrazione da parte dell’Unione Europea per non avere ancora recepito tale direttiva a differenza di quanto fatto in Francia, Svezia, Danimarca ed altri paesi membri.

È verosimile ipotizzare il 2022 come l’anno decisivo per il whistleblowing nel nostro Paese.

La normativa

Come noto, al fine di uniformare le normative nazionali in materia di Whistleblowing, l’Unione Europea ha adottato la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

L’art. 26, paragrafo 1, della Direttiva prevede che «Gli Stati membri mettono in vigore le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi alla presente direttiva entro il 17 dicembre 2021», successivamente aggiungendo che «In deroga al paragrafo 1, per quanto riguarda i soggetti giuridici del settore privato con più di 50 e meno di 250 lavoratori, gli Stati membri mettono in vigore le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi all’obbligo di stabilire un canale di segnalazione interno ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 3 entro il 17 dicembre 2023».

La data del 17 dicembre 2021, tuttavia, è spirata senza che l’Italia abbia recepito il corpus normativo eurounitario. Infatti la delega per il recepimento della Direttiva, conferita al Governo dalla Legge 22 aprile 2021, n. 53, recante “Delega al Governo per il recepimento delle direttive europee e l’attuazione di altri atti dell’Unione europea – Legge di delegazione europea 2019-2020”, è scaduta lo scorso agosto, essendo inutilmente decorsi i termini di cui all’art. 31 della Legge n. 234 del 2012, senza che il Governo abbia adottato la relativa normativa delegata.

Qual è, dunque, oggi lo stato dell’arte?

La previsione di una nuova delega al Governo è stata inserita nel Disegno di Legge (C-3208) approvato dalla Camera il 16 dicembre 2021, trasmesso al Senato il 20 dicembre e, alla data dello scorso 1° marzo 2022, in corso di esame alla 14a Commissione permanente (Politiche dell’Unione Europea) in sede referente (S.2481).

Cosa prevede il disegno di legge attualmente in esame al Senato?

Il testo del Disegno di Legge include, nell’elenco delle 10 direttive menzionate nell’annesso Allegato 1 e da recepire con decreto legislativo, anche la Direttiva (UE) 2019/1937.

In particolare, l’art. 13 (Princìpi e criteri direttivi per l’attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione) del DDL prevede che:

«1. Nell’esercizio della delega per l’attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, il Governo osserva, oltre ai princìpi e criteri direttivi generali di cui all’articolo 32 della legge n. 234 del 2012, anche i seguenti princìpi e criteri direttivi specifici:

a) modificare, in conformità alla disciplina della direttiva (UE) 2019/1937, la normativa vigente in materia di tutela degli autori di segnalazioni delle violazioni di cui all’articolo 2 della citata direttiva di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un contesto lavorativo pubblico o privato e dei soggetti indicati dall’articolo 4, paragrafo 4, della stessa direttiva;

b) curare il coordinamento con le disposizioni vigenti, assicurando un alto grado di protezione e tutela dei soggetti di cui alla lettera a), operando le necessarie abrogazioni e adottando le opportune disposizioni transitorie;

c) esercitare l’opzione di cui all’articolo 25, paragrafo 1, della direttiva (UE) 2019/1937, che consente l’introduzione o il mantenimento delle disposizioni più favorevoli ai diritti delle persone segnalanti e di quelle indicate dalla direttiva, al fine di assicurare comunque il massimo livello di protezione e tutela dei medesimi soggetti;

d) operare gli opportuni adattamenti alle disposizioni vigenti al fine di allineare la normativa nazionale a quella europea, anche in relazione a violazioni di diritto interno riconducibili a reati o comportamenti impropri che compromettono la cura imparziale dell’interesse pubblico o la regolare organizzazione e gestione dell’ente».

L’articolo in esame ricalca sostanzialmente quanto previsto dall’art. 23 della precedente Legge delega n. 53 del 2021.

L’iter per il recepimento della Direttiva sul whistleblowing prevede che il DDL venga definitivamente approvato dal Parlamento e che il Governo adotti la normativa tramite delega, modificando il quadro regolatorio della L. 179/2017.

Cosa devono fare le aziende per adeguarsi alla Direttiva europea sul whistleblowing?

Alla luce di quanto osservato, e delle tempistiche di recepimento (molto vicine), le aziende che hanno più di 250 dipendenti devono dotarsi di un software whistleblowing per gestire le segnalazioni di illeciti.

Si tratta di un aspetto molto delicato poiché scegliere uno strumento poco efficace rischia di determinare l’applicazione di sanzioni. Il tema della compliance infatti non riguarda solamente la Direttiva già citata ma si deve tenere in considerazione anche il rispetto della Privacy e quindi il GDPR.

Il Garante della Privacy ha già sanzionato aziende che avevano adottato software whistleblowing non compliant con il GDPR. Nello specifico la sanzione aveva un valore di 40.000 euro per aver violato il GDPR in diversi punti.

Come scegliere un buon software whistleblowing?

Come abbiamo visto, scegliere una soluzione non perfettamente compliant con tutte le normative vigenti, può comportare il rischio concreto di sanzioni. Il mercato infatti presenta ormai soluzioni apparentemente allettanti ma che poi si rivelano potenzialmente dannose. Un software whistleblowing dovrebbe necessariamente essere:

Tra i software presenti sul mercato merita una menzione My Whistleblowing, la soluzione sviluppata da My Governance – Zucchetti. Il software, oltre ad essere compliant con le normative, si distingue per delle caratteristiche che ne rendono l’utilizzo più semplice ed efficace.

L’applicativo è dotato di una chat interna, sicura e riservata, che permette ai membri OdV di trasmettere informazioni su ogni singola segnalazione, tutelando sempre la riservatezza del segnalante. Questo sistema rende più efficiente la gestione dell’istruttoria.

L’altro aspetto interessante della proposta My Governance – Zucchetti è relativo ai diversi tipi di consulenza che offre e che permettono di velocizzare l’implementazione del sistema whistleblowing in azienda e persino di esternalizzare la gestione delle segnalazioni. È bene ricordare infatti, che non è sufficiente l’acquisto di un software per essere compliant, ma è necessario redigere le corrette procedure whistleblowing.

Incrementare la cultura della legalità e della trasparenza

Tra le intenzioni dei legislatori europei si può leggere una chiara volontà di far emergere la cultura della legalità e della trasparenza.

Oltre all’adozione del software quindi è necessario formare ed informare i propri dipendenti, spiegare bene quali sono gli ambiti legali di applicazione del whistleblowing, ed evitare quindi inutili segnalazioni.

In quali casi si applica la tutela del segnalante?

La Direttiva europea prevede alcuni ambiti in cui è possibile tutelare il segnalante nel caso di irregolarità riscontrate in azienda:

Tutte le segnalazioni whistleblowing devono essere documentate (foto, documenti o video) e circostanziate. Nell’ambito del recepimento della Direttiva europea da parte dell’Italia, tuttavia, è lecito attendersi una estensione delle materie su cui può essere effettuata una segnalazione che riguarderà, molto probabilmente, il diritto interno.

Il whistleblowing per le aziende: i miti da sfatare

Quando si introducono novità legislative così importanti si diffondono spesso timori e dubbi. Sicuramente qualche azienda nutrirà un certo scetticismo nei confronti del whistleblowing, temendo che le segnalazioni possano avere un effetto negativo sulla reputazione dell’azienda, oppure che i dipendenti possano inviare segnalazioni infondate.

La realtà è molto diversa e questi timori sono infondati. Se un’azienda dispone di uno specifico canale informatico è in grado di gestire internamente tutto il processo evitando possibili danni di immagine.

Nel report “2020 Report to the Nations”, redatto da ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), la più grande organizzazione antifrode al mondo e il principale fornitore di formazione e istruzione antifrode, viene riportata la perdita media per le aziende pari a 2.113.000 dollari.

Un sistema di whistleblowing aiuta concretamente le aziende a combattere le frodi e a ridurre le perdite. Dal suddetto report i dati indicano infatti che le aziende con un canale di segnalazione individuano i reati 6 mesi prima e riducono le perdite connesse del 50%.

Creare la cosiddetta Speak Up Culture, favorire la trasparenza e la legalità, è un obiettivo a cui dovrebbero aspirare tutte le aziende.