di Francesco Domenico ATTISANO
REMOTE AUDIT – STRATEGIA DI LAVORO DELLE STRUTTURE DI CONTROLLO PER FRONTEGGIARE IL COVID E I FUTURI EVENTI RISCHIOSI
La situazione di emergenza attuale caratterizzata dal COVID19 potrebbe perdurare ancora per mesi. In ogni caso, indipendentemente dall’analisi degli scenari più o meno pessimistici, gli effetti economici dureranno per anni e quasi sicuramente il distanziamento sociale impatterà organizzativamente anche all’interno delle singole entity.
Difatti, le aziende si trovano già da un paio di mesi a navigare in una nuova realtà, per fronteggiare e rispondere alla crisi, affrontando anche nuovi rischi correlati e opportunità emergenti.
Ad esempio, per garantire la continuità aziendale, quasi tutte le organizzazioni hanno modificato il modus operandi, con una diffusione capillare del lavoro agile o remote working per i propri dipendenti e collaboratori.
La pandemia, pertanto, sta portando, e ancor di più nell’imminente futuro, a ripensare e rivedere i modelli organizzativi, i processi di lavoro e le correlate modalità operative. Bisogna guardare avanti e da ciò non sono escluse le funzioni di difesa aziendale.
Sostanzialmente, anche il classico approccio alle attività di audit in generale (compliance, quality, internal audit) sta cambiando e dovrà adattarsi alla nuova realtà, trasformandosi ed evolvendosi.
In questo contesto, le strutture di difesa aziendale, oltre a rivedere i propri audit plan e/o i loro audit program semestrali, dovrebbero affrettarsi ad impostare gli interventi di audit a distanza. Sono ancora poche le organizzazioni che hanno impostato in maniera strutturata audit in remoto, i cd remote audit.
Ebbene sì, benché già contemplato nell’ultima versione della norma ISO 19011:2018, quale tecnica di audit per la valutazione dei sistemi di gestione qualità, il remote audit, ridenominato, talvolta, e-audit, non è stato ancora preso sufficientemente in considerazione. Invece, oggi potrebbe rapidamente prendere piede, riducendo la percentuale di audit fisici o limitando al massimo le attività che si svolgono sul campo.
L’audit remoto può rappresentare un’ottima alternativa, specie per le multinazionali o per quelle aziende che hanno delocalizzato gli impianti produttivi, considerate le restrizioni di viaggio dal paese di partenza o dove sono stati temporaneamente chiusi i confini.
Il social & work distancing, nonché l’impulso frenetico fornito dai sistemi e dalle tecnologie di comunicazione e trasferimento dei dati, pertanto, potrebbe rappresentare un rischio – opportunità per tutte le organizzazioni che necessitano:
a) di garantire la propria continuità operativa;
b) confermare la validità e il mantenimento del proprio sistema di gestione qualità;
c) valutare il grado di conformità alle disposizioni vigenti;
d) analizzare e valutare il disegno e l’efficacia del proprio sistema di controllo e gestione dei rischi
Le funzioni di difesa aziendale, peraltro, devono comprendere che non è sufficiente l’impiego delle tecnologie digitali che consentano facilmente ai team di audit di raggiungere l’auditee (cliente interno). Ferme restando, quelle che sono le tipiche e consolidate fasi di un intervento di audit, risulta fondamentale prestare maggiore attenzione alla preparazione degli interventi. In altre parole, la fase programmatoria e organizzativa diventa prioritaria.
Una delle fasi più critiche di qualsivoglia progetto di audit e ancor di più per gli audit a distanza è indubbiamente l’intervista. Ciò vale, durante:
a) la richiesta e la gestione dei documenti da acquisire preliminarmente;
b) la fase comunicativa iniziale (kick off meeting e presentazione del progetto);
c) l’esecuzione (interviste e test di controllo);
d) la rappresentazione dei risultati finali del lavoro (condivisione delle risultanze, dei punti di attenzione e debolezza, con le annesse raccomandazioni ed eventuali suggerimenti;
e) l’intero follow –up.
Di seguito si riportano alcuni punti su cui riflettere.
INTERVISTE A DISTANZA
Le interviste a distanza, a primo impatto, possono essere svolte più o meno con le stesse modalità delle interviste face to face, attraverso qualsiasi tecnologia gratuita prontamente disponibile (ad esempio con Skype, GoMeeting, Zoom), ma non è proprio così. Ci sono molteplici accorgimenti che vanno considerati.
In primo luogo bisogna stare attenti alla tecnologia utilizzata (con una sufficiente crittografia end-to-end delle chiamate), affinché sia la più sicura e affidabile possibile, proprio per garantire ragionevolmente che le informazioni condivise siano sempre tutelate e protette; ciò comunque dipende dalla tipologia di audit, dalla natura dell’intervista e dal ruolo dell’intervistato.
In secondo luogo le interviste a distanza vanno programmate meglio, rispetto agli incontri vis à vis. Infatti, un elemento critico che non va sottostimato è la preparazione dell’intervista da parte della funzione di audit. Ogni auditor dovrebbe essere pronto con una check list di domande, agenda o punti elenco (o entrambi) relativi a quali informazioni desidera ottenere. Inoltre, per facilitare il dialogo e non far trovare impreparato il management o i dipendenti intervistati, si potrebbe valutare l’ipotesi di anticipargli le tematiche oggetto dell’incontro o, ancora meglio, supportare l’incontro in videoconferenza attraverso una presentazione in power point o delle guide su altro formato elettronico.
In terzo luogo, risulta fondamentale, oltre la pianificazione dell’intervista, anche la gestione del tempo di esecuzione, al fine di ridurre il rischio di riduzione del livello di attenzione da parte dell’interlocutore. Proprio per questo motivo, probabilmente è conveniente ridurre i tempi dei colloqui a distanza rispetto agli incontri di persona, ed eventualmente programmare anticipatamente di svolgerne più di uno, con domande maggiormente strutturate, tenendo sempre a mente la tecnica a imbuto (cd funnel).
Altro aspetto da considerare è che le videochiamate vanno sempre preferite alle chiamate vocali perché gli spunti non verbali sono una parte importante della comunicazione. Tuttavia, anche nelle interviste tramite videochiamate si perdono molteplici sfumature che si colgono solo di persona, quali i dati non verbali come il linguaggio del corpo, o informazioni scaturenti dal tono, dalla velocità e dal volume della comunicazione verbale, quest’ultimi maggiormente interpretabili quando si è di fronte alla persona intervistata.
In considerazione di ciò, va sottolineata ancora di più l’importanza delle interpersonal skill dell’auditor in questa tipologia di interviste o incontri, nonché la comprensione dei ruoli e delle responsabilità all’interno dell’organizzazione. Quest’ultimo fattore probabilmente è la base degli altri, in quanto una forte cultura organizzativa e la consapevolezza dell’importanza e dei benefici dei sistemi di risk management e di controllo interno, da parte dei process owner e del management aziendale, può accrescere la buona riuscita dell’intervento di audit a distanza.
CONCLUSIONI
La capacità di anticipare, interpretare, gestire e sfruttare il cambiamento dev’essere l’obiettivo strategico delle strutture di compliance, internal audit, quality, ed in generale delle seconde e terze linee di difesa e controllo.
L’utilizzo dei remote audit potrebbe essere l’imminente strategia per fronteggiare il COVID19 e i prossimi eventi critici che immancabilmente accadranno in futuro.
Sicuro bisognerà “rimboccarsi le maniche” ed essere pronti a questa nuova sfida.
Probabilmente i remote audit non potranno, almeno nel medio termine, sostituire integralmente gli audit svolti di persona. Malgrado ciò, gli audit a distanza possono giocare un ruolo importante, specie quando le circostanze e gli eventi critici, come il COVID19, non consentono o limitano lo svolgimento tradizionale del lavoro delle strutture di controllo, specie della seconda linea di difesa delle organizzazioni.
Inoltre, si ritiene opportuno rammentare gli aspetti positivi dei remote audit, in termini di:
a) riduzione dei costi di trasferta- viaggio;
b) possibilità di costituire team di audit virtuali dislocati in città differenti (e per le multinazionali provenienti da paesi differenti) o con competenze ed esperienze eterogenee (utilizzando ad esempio specialisti interni all’organizzazione o consulenze spot);
c) crescita professionale del personale delle strutture;
d) miglioramento della cultura del rischio e dei controlli all’interno dell’organizzazione. Infine, dallo sviluppo degli audit a distanza beneficerà l’ambiente, con una riduzione dell’emissioni di CO2.
“I professionisti del settore del risk, della compliance, della quality e del controllo interno, hanno l’opportunità di dimostrare di essere resilienti in maniera concreta e non solo con annunci o dichiarazioni d’intenti”.
Per approfondimenti, consultare i seguenti link e/o riferimenti:
UNI EN ISO 19011:2018 – Linee guida per audit di sistemi di gestione
Aiman KAHN, Auditing from a distance – Performing work remotely can lead to significant efficiencies, particularly when geography presents a challenge, Sept. 2017, IAonline
Remote auditing for Covid-19 and beyond – Short-term and long-term implications, April 2020, The Institute of Internal Auditors
