di Marco AVANZI
L’attuale emergenza sanitaria, in specie nella prima fase all’inizio del 2020, ha posto le aziende e le grandi organizzazioni di fronte al tema della gestione del rischio e dei processi decisionali in modo nuovo.
Il manifestarsi di questo evento, non aspettato e non valutabile negli effetti nei primi momenti, ha reso necessari alcuni cambi negli approcci aziendali e la rivalutazione di determinati schemi.
L’attuale consapevolezza di ciò che è servito e ciò che è mancato alle aziende di fronte ad uno scenario nuovo e critico, può essere oggetto di riflessione al fine di migliorare la governance aziendale nelle proprie capacità di risposta e reazione ad eventi avversi.
Così come gli Stati hanno dovuto adottare misure straordinarie ed eccezionali per contenere gli effetti negativi sanitari ed economici, così le aziende, in quanto organizzazioni complesse e dipendenti a loro volta da altre aziende, hanno dovuto contenere e successivamente riadattare i processi industriali e di governo societario alla nuova realtà.
Quali considerazioni possiamo trarre da questo scenario focalizzandoci sui temi del governo del rischio societario?
Quali possono essere i learnings di questa situazione eccezionale?
Su quali aspetti la governance aziendale dovrà concentrarsi per dare contenuto ai propri obblighi di diligenza anche in situazioni di questo tipo?
Una risposta unica di certo non c’è ma possiamo trarre qualche considerazione che potrebbe essere tenuta presente nel momento in cui si ragiona, o si ragionerà, sulla reazione e risposta di una organizzazione all’emergenza sia quella presente o una futura.
LA SITUAZIONE DI RISCHIO, LE DECISIONI AZIENDALI E LA RESPONSIBLE BUSINESS CONDUCT
Il punto di partenza è stato sicuramente la manifestazione di una situazione di rischio con caratteristiche di novità, di non completa conoscenza e dall’elevata interrelazione.
Osservando quali siano state le principali misure adottate nei vari paesi o le raccomandazioni volte alle imprese, gli argomenti ricorrenti possono essere riassunti in:
- velocità, flessibilità, trasparenza di governance;
- considerazione prioritaria dei rischi della situazione (Health & Safety (H&S) – Compliance – strategici – liquidità etc.);
- monitoraggio e protezione della propria supply chain e dei collaboratori.
Temi chiariti, tra i tanti, anche in seno all’OECD che ha voluto focalizzare queste priorità per le corporations come base della risposta attuale e dei cambiamenti futuri. (vedasi OECD: COVID-19 and Responsible Business Conduct).
Ciò è stato altresì oggetto di particolare attenzione in relazione alle PMI/SME stante la grande diffusione nel tessuto economico europeo (Italia in primis) e considerando oltretutto come l’effetto “disruption” su questa tipologia di imprese abbia colpito anche le grandi aziende che hanno la propria supply chain strutturata su tali piccole e medie imprese. In relazione a questo genere di imprese i singoli stati hanno agito diversamente con effetti diversi sulle relative supply chain. (vedasi OECD:Coronavirus (COVID-19): SME Policy Responses – Luglio 2020).
Una situazione “nuova” di questo tipo ha richiesto una considerazione quantomeno diversa nei processi decisionali aziendali. Questi, nelle scelte operative e strategiche, a fronte di una situazione rischio-centrica, hanno avuto modo di valutare (o alcuni rivalutare) le tematiche del rischio e la rilevanza dell’integrazione di questo tema nella governance aziendale.
Un punto focale per poter concretizzare gli insegnamenti che la situazione attuale ci ha posto e poter ripartire, pro futuro, con un approccio diverso o nuovo a queste situazioni è individuare, quantomeno in prima battuta, i macro temi su cui ogni organizzazione dovrebbe svolgere una riflessione per costruire negli anni futuri strutture interne più resilienti e reattive ad eventi di questo tipo. Proprio in seno all’OECD nell’ambito dei programmi di RBC (Responsible Business Conduct) sono state analizzate le risposte delle aziende dinanzi al fenomeno COVID. Senza scendere nei dettagli delle analisi svolte, la sottile linea che lega la varietà di obiettivi delle risposte alla crisi è caratterizzata da:
- velocità di risposta e decisionale;
- un approccio short term/long term;
- una visione olistica che comprenda: le proprie risorse umane, i fornitori, le relazioni industriali, i rischi di safety, security e environment;
- comunicazione e disclosure.
Queste caratteristiche trovano la loro chiave di volta nella presenza di una governance che sappia prendere decisioni corrette, proporzionate e rapide a fronte di una crisi, la cc.dd. “Corporate governance related to disaster preparedness,continuity and contingency planning”.
Questi concetti, all’interno del perimetro della risposta ad un evento come quello a cui stiamo assistendo, impongono alle imprese di rivedere i propri processi di governance per valutare se la risposta data nel corso del 2020 sia conforme alla diligenza che ci si possa aspettare da organizzazioni complesse. Quando parliamo di “diligenza” intendiamo un ampio concetto che attiene alle caratteristiche delle capacità di risposta generale di una azienda di fronte ad eventi e rischi. Proprio l’OCSE focalizza questo aspetto quando definisce l’obiettivo della “diligenza” come: La finalità del dovere di diligenza è innanzitutto quella di evitare di causare o di contribuire a impatti negativi sulle persone, sull’ambiente e sulla società e di prevenire gli impatti negativi direttamente collegati alle attività, ai prodotti o servizi, attraverso i rapporti commerciali. Quando non è possibile evitare il coinvolgimento in impatti negativi, il dovere di diligenza dovrebbe permettere alle imprese di mitigare tali impatti, impedirne nuovamente il ripetersi e, laddove pertinente, porvi rimedio. (Guida OCSE sul dovere di diligenza per la condotta d’impresa responsabile – 2018).
Quindi la governance è certamente un punto di riflessione quando parliamo di risposta a determinati eventi e quindi risulta essere un tema necessariamente da porre all’ordine del giorno delle riflessioni aziendali.
GOVERNANCE, DILIGENZA E ORGANIZZAZIONE “ADEGUATA”
Un primo aspetto da considerare in termini di possibili cambiamenti strutturali di approccio al fine di garantire la “diligenza” di una Responsible Business Conduct è il tema dell’organizzazione, della governance e dei processi decisionali. Se con la revisione dell‘art. 2086 del codice civile prende sempre più rilevanza la questione del “dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa” che incombe sugli amministratori, ecco che questo concetto di adeguatezza non può prescindere anche dall’integrazione dei processi di valutazione del rischio con quelli decisionali nell’ottica di garantire la continuità aziendale anche a fronte di emergenze. In sostanza il riferimento è ad una governance resiliente e in grado di gestire l’emergenza e che può ritenersi “adeguata” proprio perché considera questi aspetti.
Alcuni esempi. Con il sorgere dell’emergenza si è palesata la necessità dei vertici di dover prendere decisioni in modo estremamente rapido e con la considerazione ab origine dei rischi e conseguenze delle decisioni assunte. Ecco che l’organizzazione e la governance, intesa come insieme dei processi decisionali e dei flussi di comunicazione e di controllo di un’azienda, ha trovato il suo punto di massima vicinanza a chi in azienda si occupa di gestione dei rischi proprio a fronte della necessità di considerare, o quantomeno riflettere, con strumenti tecnici adatti, alla nuova situazione di rischio palesatasi. Questa parte si riferisce principalmente alla prima fase dell’emergenza, alla fase di reazione all’emergenza, dove l’adozione di decisioni che considerassero appieno il nuovo scenario era fondamentale. Ecco che l’adeguatezza organizzativa è stata presente dove i centri decisionali hanno saputo coinvolgere le funzioni di gestione del rischio in azienda.
Semplificazione, decentralizzazione, accorciamento delle catene decisionali e miglioramento della raccolta informazioni sono sicuramente soluzioni funzionali ad un corporate governance “dell’emergenza” “adeguata e diligente” con il prioritario scopo di ridurre i tempi decisionali e facilitare il consenso su temi critici. Anche in questa “adeguatezza” organizzativa si può ravvisare un oggetto di riflessione al fine di comprendere se la “diligenza” richiesta per una Responsible Business Conduct sia stata pienamente presente durante la risposta al rischio.
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Intervento del Dott. Marco AVANZI, Compliance & Data Protection Manager, OdV Member ℅ ALDI S.r.l.
