di Paola GRIBALDO e Caterina PELLEGRINO
Con il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937 in materia di Whistleblowing, il legislatore italiano ha espressamente introdotto la possibilità per le piccole/medie imprese di condividere i canali di segnalazione interna e la relativa gestione. Tale previsione normativa è volta ad agevolare le imprese di minori dimensioni nell’adeguamento agli obblighi imposti dalla legge.
Le associazioni di categoria si sono dunque interrogate se l’istituzione di canali comuni di segnalazione fosse possibile anche in presenza di gruppi di imprese di maggiori dimensioni.
Il 15 marzo 2023 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24 di “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
Il Decreto ha rafforzato il regime di protezione delle persone che segnalano comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico, l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato di cui siano venuti a conoscenza nel proprio contesto lavorativo (il cd. whistleblower), prevedendo una serie di obblighi e tutele che si differenziano a seconda della natura pubblica o privata dell’ente di appartenenza del segnalante.
Focalizzando l’attenzione sui soggetti del settore privato, i Destinatari del Decreto sono:
- gli enti che abbiano impiegato, nell’ultimo anno, una media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo determinato o indeterminato;
- gli enti che rientrano nell’ambito di applicazione di determinati atti dell’Unione Europea, anche se abbiamo impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori inferiore a 50;
- gli enti che rientrano nell’ambito di applicazione del D.lgs. 231/2001 e che abbiano adottato il Modello Organizzativo ai sensi del D.lgs. 231/2001, anche se abbiano impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori inferiore a 50.
Tali soggetti sono tenuti, innanzitutto, a
- (i) istituire di canali di segnalazione interna che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto della segnalazione,
- (ii) individuare un soggetto autonomo (interno o esterno) specificamente formato per la gestione delle segnalazioni e
- (iii) predisporre idonee procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni.
Un profilo di novità rispetto al passato risiede nella possibilità espressamente riconosciuta agli enti di piccole/medie dimensioni di istituire canali di segnalazione condivisi.
Il legislatore italiano ha consentito ai soggetti privati che, nell’ultimo anno, abbiano impiegato una media di lavoratori subordinati non superiore a 249, la possibilità di condividere i canali di segnalazione interna e la relativa gestione (art. 4 comma 4 D.lgs. 24/2023).
Lo scopo dell’attuale previsione è quello di alleggerire gli oneri organizzativi degli enti di piccole/medie dimensioni per adeguarsi alla normativa, consentendo loro di contenere i relativi costi.
L’ANAC ha precisato che nel caso in cui più soggetti privati decidano di affidare ad un unico soggetto (esterno) la gestione delle segnalazioni, “è necessario garantire che ciascun ente acceda esclusivamente alle segnalazioni di propria spettanza tenuto anche conto della attribuzione della relativa responsabilità. Pertanto, dovranno essere adottate misure tecniche e organizzative per garantire che ciascun ente abbia accesso solo alle segnalazioni di propria competenza”.(1)
Sull’applicazione dell’art. 4 D.Lgs. 24/2023 si è espressa anche Trasparency International Italia, mostrando alcune perplessità circa la condivisione dei canali di segnalazione anche tra enti ed organizzazioni prive di legame, con conseguente rischio di confusione nei potenziali segnalanti; nonché la possibilità di affidare la gestione della segnalazione ad un soggetto esterno all’ente, che potrebbe compromettere il presupposto di prossimità tra segnalante e ricevente.(2)
Le associazioni di categoria si sono domandate se i canali condivisi possano essere attivati anche nei gruppi di impresa di maggiori dimensioni.
Infatti, nel silenzio della previgente normativa, a prescindere dal dato dimensionale, è noto che nei gruppi di imprese fosse frequente l’adozione di sistemi di whistleblowing centralizzati (ad esempio, tramite Speak Up, Hot Lines, etc.) gestiti da comitati internazionali.
La Commissione Europea con due lettere del 2 e 29 giugno 2021, interpellata da alcune multinazionali danesi circa la possibilità di istituire canali di segnalazione centralizzati in presenza di gruppi di imprese di grandi dimensioni con filiali site in diversi Paesi europei, ha precisato che la facoltà, riconosciuta dall’art. 8 comma 6 della Direttiva, di condividere “le risorse per il ricevimento delle segnalazioni e delle eventuali indagini da svolgere”, fosse riservata esclusivamente alle società di piccole/medie dimensioni e non anche alle imprese di maggiori dimensioni, al fine di garantire l’efficienza e la prossimità dei canali di segnalazione, consentendo al whistleblower di scegliere il canale a cui rivolgersi. Non è, tuttavia, preclusa l’istituzione di canali di segnalazione centralizzati, a condizione che gli stessi si affianchino, senza sostituirsi, ai canali di segnalazione presenti presso le società locali. In ogni caso, nella lettera del 2 giugno 2021, la Commissione Europea ha sottolineato che per le piccole/medie imprese che decidano di condividere tali risorse, “the responsibility to maintain confidentiality, to give feedback, and to address the reported breach remains, however, with each medium-sized company concerned. Only medium-sized companies can benefit from this possibility, but this applies both to distinct companies with no link to each other and to companies that belong to the same group (while being distinct legal entities)”.
Come osservato da Assonime con la Circolare n. 12 del 18 aprile 2023, alla luce dell’interpretazione fornita dalla Commissione Europea e dell’art. 4 D.Lgs. 24/2023, i gruppi di imprese dovrebbero valutare l’opportunità di rinunciare alla procedura centralizzata ovvero prevedere un doppio canale (uno a livello locale e uno a livello centrale), consentendo al segnalante di decidere quale strumento utilizzare: “il vantaggio di questa opzione potrebbe essere quello di mantenere quantomeno i poteri investigativi a livello accentrato, distinguendo, almeno in parte, il profilo della segnalazione da quello della gestione dell’informazione.” Inoltre, “[…] escludere dalle procedure centralizzate le società del gruppo potrebbe rivelarsi utile sia perché più in linea con l’interpretazione della Direttiva operata dalla Commissione, sia in ragione dei rischi di risalita della responsabilità in capo alla controllante quando la segnalazione riguardi un illecito commesso all’interno della controllata, che possono essere accentuati quando la procedura consenta verifiche mirate e audit all’interno della società controllata stessa”.(3)
Confindustria, già in attesa del Decreto, si era mostrata favorevole ad un approccio decentrato, richiedendo un intervento legislativo sul punto: “poiché si ritiene che il silenzio della norma europea non sia volto a escludere la facoltà per i gruppi (privati e pubblici) di condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione, sarebbe opportuna una previsione che espressamente abiliti tale opzione. Nei gruppi d’imprese (n.d.r. di grandi dimensioni), infatti, l’accentramento delle attività risponde all’esigenza di contenimento degli oneri e di rafforzamento dell’assetto organizzativo e, in quest’ottica, sarebbe comunque opportuno estendere loro la richiamata facoltà”.(4)
Tuttavia, il legislatore italiano ha limitato l’accesso ai canali di segnalazione condivisi alle sole piccole/medie imprese, che potranno valutare l’istituzione di canali di segnalazione centralizzati oppure prevedere la coesistenza dei medesimi con i canali interni gestiti a livello di controllata.
Circa i tempi di adeguamento alla normativa, si ricorda che, secondo quanto previsto dall’art. 24 del D.Lgs. 24/2023,
- per le Società con meno di 249 dipendenti le disposizioni avranno effetto dal 17 dicembre 2023, mentre
- le imprese di maggiori dimensioni dovranno adeguarsi entro 15 luglio 2023.(5)
Intervento di:
Paola GRIBALDO – Avvocato, LL.M. | Director | Managing Associate c/o Deloitte Legal Italy
Caterina PELLEGRINO – Avvocato c/o Deloitte Legal Italy
Per approfondimenti, consultare i seguenti link e/o riferimenti:
(1) ANAC, “Schema di Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione europea e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione delle segnalazioni esterne”, pubblicato il 1° giugno 2023 e in consultazione, p.38.
(2) Trasparency International Italia, “Decreto Legislativo 24/2023 – Trasposizione della Direttiva europea sul Whistleblowing 1937/2019 – Un primo commento di Trasparency International Italia”, 13 maggio 2023, p. 17.
(3) Assonime, “La nuova disciplina del Whistleblowing”, Circolare n. 12 del 18 aprile 2023, p. 23.
(4) Confindustria, Position Paper, gennaio 2023, p. 5.
(5) Tuttavia, nel corso dell’esame parlamentare di conversione in legge del D.L. 10 maggio 2023, n. 51, recante “Disposizioni urgenti in materia di amministrazione di enti pubblici, di termini legislativi e di iniziative di solidarietà sociale” (AC 1151), è stato presentato un emendamento proposto da Confindustria volto a differire al 15 ottobre 2023 il termine di adeguamento per le imprese di maggiori dimensioni, al fine di consentire loro adeguarsi alle Linee Guida A.N.AC. in via di emanazione.
Si segnala che su tale proposta emendativa pare si sia espresso negativamente il Dipartimento Politiche UE e il Ministero della Giustizia, ritenendo che il differimento dell’efficacia della normativa aggraverebbe la posizione dello Stato Italiano, nei cui confronti è stata avviata la procedura di infrazione per il mancato recepimento della Direttiva nei termini previsti, AODV Whistleblowing: no al rinvio del termine (aodv231.it).
