di Laura SANTEUSANIO
Il 17 dicembre di quest’anno, tutte le aziende operanti in Italia e con un organico maggiore a 50 dipendenti saranno tenute ad osservare i requisiti della nuova Legge italiana sul Whistleblowing, pubblicata il 9 marzo tramite Decreto Legislativo nr. 24/23.
La nuova normativa garantisce rafforzate tutele a tutti coloro i quali segnalano un sospetto di atti illeciti (indicati in inglese con il termine “whistleblower”) e impone ad aziende e organizzazioni l’attivazione di un canale di segnalazione (anche detto “di whistleblowing”) interno per la raccolta e la gestione dei casi in entrata.
Considerata l’ampia portata della norma, che impatterà centinaia di migliaia di aziende del Paese, EQS Group Italia – filiale italiana della azienda tedesca leader nella fornitura di soluzioni digitali per la compliance – ha promosso un’indagine anonima riguardante il whistleblowing in Italia.
La ricerca, svoltasi per il secondo anno consecutivo, è stata condotta nei mesi di settembre e ottobre 2023 con il supporto di EY Italia, e ha lo scopo di analizzare le attuali modalità di raccolta e gestione delle segnalazioni di illeciti all’interno delle aziende italiane così come di valutare gli effetti dell’entrata in vigore della nuova normativa sugli strumenti e i processi aziendali.
Di seguito, si riassumono le principali evidenze:
Miglioramento nella Gestione delle Segnalazioni
Su un campione di 135 aziende intervistate, appartenenti a vari settori e di diverse dimensioni, solamente il 16% ha dichiarato di non possedere un sistema di segnalazione di illeciti interno. Questo dato è un segnale di miglioramento rispetto al 22% registrato nel 2022 ed è probabilmente attribuibile all’entrata in vigore della nuova disciplina italiana in materia. Tuttavia, analizzando le aziende prive di un sistema, si nota che il 23% di esse ha più di 250 dipendenti, risultando quindi non conformi ai requisiti della nuova Legge italiana sul Whistleblowing in vigore dal 15 luglio.
Tendenze nella Scelta dei Canali di Segnalazione
Per quanto riguarda la scelta del canale di segnalazione, quest’anno il 66% delle aziende predilige la piattaforma in cloud offerta da provider esterni, mentre il secondo posto è occupato dall’utilizzo di una casella e-mail dedicata con il 53%. Sorprendentemente, il 20% delle aziende che utilizzano l’e-mail si affida esclusivamente alla casella e-mail per la ricezione delle segnalazioni di illeciti, evidenziando una carenza nell’adeguamento alla nuova normativa e alle linee guida pubblicate da ANAC e Confindustria, che considerano la posta elettronica non conforme.
Ruolo del Destinatario delle Segnalazioni
L’organismo di vigilanza (O.d.V.) rimane il destinatario principale delle segnalazioni, con il 41% delle aziende che ne fanno affidamento. Tuttavia, si nota un aumento significativo nell’attribuzione del compito a un organo collegiale interno nelle aziende con più di 1000 dipendenti, che passa dal 15% del 2022 al 26%. Questo evidenzia una crescente volontà di affrontare direttamente la gestione delle segnalazioni.
Whistleblower e Segnalazioni
La maggior parte dei whistleblower è costituita dai dipendenti diretti dell’organizzazione, sebbene ci sia stato un aumento del 3% nelle segnalazioni provenienti dai dipendenti di aziende fornitrici o partner dell’azienda. Questo aumento è da attribuire all’espansione dell’ambito soggettivo previsto dalla nuova legge italiana, che estende le tutele anche a queste categorie. Inoltre, oltre il 60% dei segnalanti sceglie la modalità anonima, ora offerta dalla maggior parte delle aziende, sebbene non obbligatoria per legge.
Gestione delle Segnalazioni e Azioni Intraprese
In media, le aziende italiane ricevono 6,7 segnalazioni di sospetti illeciti ogni anno, con un aumento nelle fasce di 250-999 dipendenti, 1.000-4.999 dipendenti e 5.000-10.000. La qualità di queste segnalazioni è confermata da un’apertura di indagini interne che raggiunge il 90%, insieme a provvedimenti disciplinari adottati nel 20% dei casi, un dato in aumento rispetto al 17% del 2022, che raggiunge quasi il 34% per le aziende con 250-500 dipendenti.
Tempi di Gestione delle Segnalazioni
Nel 33% dei casi, le segnalazioni vengono chiuse e archiviate in conformità con i tempi previsti dalla legge italiana (7 giorni per la notifica della ricezione del caso e 90 per la comunicazione dell’esito). Il 60% dei rispondenti, invece, non è in grado di stimare i tempi di gestione, evidenziando la necessità di strumenti adeguati per il monitoraggio. Questo è particolarmente evidente nelle aziende che fanno affidamento esclusivamente su canali tradizionali, come la casella e-mail, la posta o la linea telefonica.
Promozione di una Cultura Organizzativa Etica
Infine, va notato che le aziende italiane stanno non solo adeguandosi ai requisiti normativi, ma anche promuovendo una cultura organizzativa basata su trasparenza e fiducia. Il 60% dei rispondenti accetta segnalazioni su tematiche non comprese nella legge, dimostrando un impegno crescente verso la promozione dell’etica e della compliance all’interno delle aziende italiane.
I risultati dell’indagine possono essere scaricati gratuitamente sul sito di EQS Group: https://www.integrityline.com/it/competenza/white-paper/report-indagine-whistleblowing-italia/
Intervento di Laura SANTEUSANIO | Managing Director di EQS Italia
